Las ventajas de tener un recurso especializado para la implementación de un proyecto de planificación de recursos empresariales (ERP) son múltiples. Principalmente, ayuda a detectar diversas problemáticas operativas o de gestión que bien podrían solucionarse con una implementación correcta. También puede reconocer mayor facilidad los beneficios que puede aportar el utilizar el sistema en cuestión.

Pero, ¿qué es un ERP?

En palabras de Oracle, un ERP «es un tipo de software que las organizaciones utilizan para gestionar las actividades empresariales diarias, como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro».

¿Qué hace un recurso especializado?

Un recurso especializado ayuda a identificar el funcionamiento interno del negocio, de forma que pueda ofrecer las soluciones de gestión más adecuadas.  Asimismo, configura el sistema para mejorar diferentes procesos, dependiendo el alcance del negocio.

Sus responsabilidades:

• Analizar los procesos del negocio y sus requerimientos funcionales.
• Proveer sugerencias a los clientes basado en las mejores prácticas de la herramienta.
• Elaborar especificaciones funcionales para el diseño técnico de las modificaciones requeridas al sistema estándar. Dar soporte.
• Configurar el sistema y realizar pruebas de funcionalidad.
• Ayudar en la identificación y creación de escenarios de prueba en busca de la aceptación de los usuarios.
• Preparar instructivos e impartir el entrenamiento a los usuarios clave.

Habilidades que debe tener este recurso:

• Capacidad de análisis para entender e identificar diversas alternativas que resuelvan las necesidades de los clientes.
• Capacidad de aprendizaje de las características de los servicios y soluciones que ofrece la compañía.
• Habilidades de comunicación.
• Proactividad y creatividad orientadas al cliente.

Principales causas de errores en la implementación de un proyecto ERP.

Las organizaciones pueden enfrentar constantes problemas e incremento de costes debido a una mala implementación de este software. Muchos errores pueden producirse por las siguientes causas:

• Falta de claridad de los requerimientos funcionales.
• Deficiente planificación (no tener una estrategia clara).
• Desconocimiento del potencial de la herramienta.
• Mala capacitación de los usuarios.
• Deficiente migración de datos.

La falla en la implementación de más del 70% de los proyectos ERP se debe a una planificación inadecuada del proyecto o a una deficiente evaluación de las necesidades de la empresa. Un Recurso Especializado en la herramienta puede ayudar a evitarlo.

Etapas de un proyecto de Implementación

Una implementación se da por etapas. Los cambios no se dan de un día a otro, llevan un tiempo, un proceso y una metodología; la cual se describe en la siguiente imagen:

Como puede verse, las etapas de una implementación son:

• Preparación del Proyecto.
• Plan de Negocios.
• Realización.
• Preparación Final.
• Go Live.
• Soporte de producción.

Un acierto sería considerar una metodología agile que trabaje con prototipos de entrega rápida en la que cada prototipo sea validado.

Además, hay que considerar lo siguiente:

• Tener una dirección estratégica clara.
• Tener procesos de negocios bien definidos.
• Requisitos claros.

Solo si todos estos factores están presentes, el proyecto ERP se implementará con éxito.

Conclusión

Elegir un software de gestión empresarial es una decisión muy importante que no debe tomarse a la ligera; por eso, para garantizar que el proceso de implementación sea un éxito es fundamental contar con un recurso especializado en ERP. Como ya explicamos, el contar con un recurso especializado en la herramienta elegida puede ayudar a simplificar el proceso antes y durante la implementación. También evitará el retrabajo (minimizando costos) y ayudará a explotar la herramienta al máximo.

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