Atrás quedaron los tiempos en los que los encargados de la comunicación organizacional se dedicaban básicamente a pegar en los tableros de avisos las felicitaciones para los cumpleañeros del mes. Eso es un desperdicio de recursos. Bien llevada, la comunicación organizacional incide en procesos fundamentales de las empresas, como su planificación estratégica. En ella puede ejercer gran influencia en la optimización de sus operaciones y recursos.
Pero, ¿qué es exactamente la Comunicación Organizacional y en qué ámbitos nos es de utilidad?
Definición
Comunicación es una palabra derivada del latín communicare, que significa “poner en común, compartir
algo”.
Los investigadores del tema proponen diversas definiciones, por ejemplo:
*La comunicación es el proceso en el cual se transmiten y decodifican mensajes y/o ideas entre dos o más individuos, ya sea través del lenguaje o por otros medios.
* Es una interacción social por medio de mensajes.
Hablando ya de Comunicación Organizacional, encontramos autores como Restrepo, quien asegura que hay cuatro dimensiones que siempre están presentes en los procesos de comunicación al interior de una organización, a saber:
- Información: se da en todas las operaciones que se realizan para que la organización funcione. Se refiere a cada una de las transacciones de planificación, control, etc.
- Divulgación: son todas las actividades estructuradas para dar a conocer a la organización en su entorno.
- Generador de relaciones: las cuales están encaminadas a la formación, la socialización y/o el refuerzo de procesos culturales.
- Participación: en donde explícitamente se le da la palabra al otro, se le escucha y se le reconoce.
¿Y de qué sirve saber esto?
En primera, para darnos cuenta de que, estemos conscientes o no, la comunicación está presente en todos los aspectos de nuestra empresa y en la operación diaria, así que no está de más saber qué es lo que se está transmitiendo y cómo está siendo recibido.
La comunicación resulta fundamental en los sistemas de gestión. Esto se debe a que son los procesos comunicativos los que establecen una estructura del sistema de información. Si este sistema funciona bien, puede ayudarnos a orientar a la organización a la mejora continua.
¿Cómo puedo lograrlo?
Para que el sistema de información trabaje a nuestro favor, debe contar con la participación activa de los colaboradores; entre ellos debe haber un sentido de pertenencia y una conciencia de la importancia de sus labores. De esta forma se pueden generar compromisos para el logro de los objetivos establecidos.
Así, el diseño, formulación y ejecución de un plan de comunicación e información se hace necesario, ya que la organización debe persuadir, informar permanentemente y sobre todo motivar a la acción de cambio a través de estilos administrativos adecuados, modos de integración y desarrollos tecnológicos.
Una gestión estratégica de comunicación (un sistema de información eficiente y eficaz) permite a la alta dirección disminuir la incertidumbre entre los colaboradores; buscará identificar y contrarrestar las variables que pueden afectar su desempeño, ya sea por las oportunidades o por las amenazas generadas en el entorno.
Conocer estas variables permite que las empresas establezcan de modo permanente ventajas competitivas a partir de la generación de conocimiento.
Tipos de Comunicación Organizacional
Como puede inferirse de lo que hemos venido platicando, la comunicación dentro de la empresa no es una sola. Existe una comunicación específica para marketing, la comunicación organizativa, y comunicación de dirección.
La comunicación de marketing se establece para planear y controlar aspectos pertinentes a las 4 P´s de la empresa: (producto, precio, plaza y promoción).
La comunicación organizativa se enfoca en la relación de la empresa con el Estado, los inversionistas y consigo misma.
Por último, la comunicación de dirección es el proceso por el cual la gerencia participa en todos los niveles de la organización: los objetivos a corto, mediano y largo plazo y las estrategias para el logro de los mismos.
Es fundamental señalar que la comunicación al interior de las empresas puede acelerar, detener o anular los procesos de innovación y de generación de conocimiento, ya que de la estructura de la comunicación organizacional dependen:
1) El entendimiento de las políticas y objetivos de la empresa.
2) El establecimientos de rutinas eficientes de trabajos.
3) El sistema de documentación de la empresa.
4) El flujo dinámico de información entre los niveles de la empresa.
5) El mejoramiento de la curva de aprendizaje.
En la práctica administrativa actual son muy comunes los «bomberazos». La alta gerencia busca sobrevivir y se ve influida predominantemente por las necesidades inmediatas. Sin embargo, en los ambientes turbulentos y en la dinámica de cambio constante en la que vivimos, la empresa debe plantearse estrategias de avance que implican una transformación de pensamiento estratégico.
Hay que considerar a la comunicación organizacional como un elemento de competitividad. Se sugiere buscar un Modelo de relación del capital intelectual y de mejora continua de los sistemas, articular estos elementos en la búsqueda de la consecución de las metas estratégicas de la organización y a la consolidación de la misma.
Comunicación en proceso de cambio
Merece mención aparte la importancia de la comunicación en los procesos de cambio. En estas circunstancias, el adecuado manejo del proceso comunicativo es el eje para lograr esta estabilidad y disminuir la incertidumbre; aunque este es un tema tan delicado y extenso, que escribiremos un artículo aparte que podrás leer durante la segunda quincena de este mes.
Conclusión
Podemos afirmar que la estructuración e implementación de sistemas de gestión comunicativa al interior de la empresa, sin importar su tamaño y objeto, son necesarios. De esta forma se trabajará de forma sistémica y articulada en las actividades operacionales, gerenciales y de apoyo, lo cual brinda garantías al consumidor o cliente.
De igual forma, se puede concluir que la gestión del conocimiento y los procesos de comunicación son el epicentro de las actividades innovadoras, entendiendo éstas como la capacidad de una empresa para generar nuevos conocimientos, difundirlo entre sus empleados y materializarlos en productos y servicios o en mejoras organizacionales.
Estas innovaciones no suelen generarse de forma espontánea, sino por la gestión de la alta gerencia con el acompañamiento de sus colaboradores, a través de políticas y operaciones que dan respuestas eficaces a problemáticas reales y/o potenciales en los procesos.
Si te gustó el artículo, pero no le diste clic a las frases en amarillo, te invitamos a hacerlo para que puedas acceder a un estudio al respecto y a otro de nuestros artículos titulado: Gestión, Capacitación y Comunicación. Y si tienes dudas acerca de cómo planear e implementar una comunicación eficaz o enfrentas un proceso de cambio, no dudes en contactarnos para que podamos asesorarte.
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]]>El modelo de cambio de Kurt Lewin es sencillo y útil para supervisar las transformaciones en nuestra empresa.
El cambio como orden de las cosas.
La siguiente frase, acuñada por Heráclito hace miles de años, nunca ha parecido más vigente: “Lo único constante es el cambio”.
Así es, aunque la mayoría de las personas prefieren, por comodidad, aferrarse al estado de las cosas. ¿Por qué? Sencillamente porque el cambio implica incertidumbre y salir de la zona de confort. Por otro lado, se ha visto que las organizaciones que no se adaptan pueden desaparecer.
Modelo de cambio de Lewin
Este psicólogo social se dio cuenta de que tanto los individuos como las corporaciones enfrentan fuerzas opuestas: las que incitan el cambio y las que generan resistencia al mismo. Dichas fuerzas de resistencia deben de ser tomadas en cuenta cuando nos proponemos introducir un cambio organizacional.
Además, Lewin se percató de que un cambio en el sistema o grupo afecta la conducta de los individuos que lo conforman.
En grupos de tres.
Así, cuando se desea introducir un cambio organizacional hay que tener en cuenta tres facetas del proceso:
- Situación actual (As Is).
- Transición.
- Situación futura (To Be).
Son tres los factores que nos pueden ayudar a vencer la resistencia: la Comunicación, el Involucramiento de los Empleados y los Agentes de Cambio.
Y también las tres etapas por las que habrá que pasar:
- Descongelar.
- Movimiento o cambio.
- Re-congelar.
En la etapa de descongelar se requiere:
- Determinar qué se necesita cambiar.
- Asegurar que existe el soporte necesario por parte de los líderes.
- Crear la necesidad de cambio.
- Administrar y entender las dudas y preocupaciones de los colaboradores.
Durante el movimiento habremos de:
- Comunicar frecuentemente y con transparencia.
- Eliminar rumores.
- Empoderar la acción.
- Involucrar a la gente.
Y para que el cambio permanezca debemos re-congelar buscando:
- Anclar los cambios a la cultura.
- Desarrollar formas para sostenerlo.
- Proveer soporte y entrenamiento.
- Celebrar los éxitos.
Este ciclo podría verse como una espiral de mejora continua:
Conclusión
El modelo de cambio de Lewin es muy útil para la gestionarlo ya que no sólo busca explicar su naturaleza sino establecer sus etapas o fases. Éstas abarcan desde la preparación para el cambio hasta la transición y el sostenimiento del mismo.
El modelo de Lewin no es el único que existe. Esta fue sólo una visión general, Lo importante de cualquier metodología es poder adaptarla a las necesidades del proyecto y de la organización en particular.
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]]>El cambio como orden de las cosas: Teorías y modelos de gestión del cambio para entender y apoyar a la administración del cambio en una organización; en donde cada persona puede generar su propia estrategia para apoyar a que el cambio buscado se dé de la mejor manera para todos los involucrados.
Se debe tener en cuenta que no hay nada más difícil de llevar a cabo ni de éxito más dudoso ni más peligroso de manejar que iniciar un nuevo orden de las cosas».
(N. Maquiavelo, s. XVI)
¿Qué es el cambio según Robbins y Coulter?
Robbins y Coulter (2010) definen al cambio organizacional como “cualquier modificación de personal, estructura o tecnología en una organización”. Estas transformaciones organizacionales generalmente requieren de la dirección de una persona denominada agente de cambio que será seleccionada por la empresa. (Chiavenato, 2010). El cambio planificado pretende que la organización pueda adaptarse a los cambios en su entorno y el comportamiento de sus empleados. Los agentes de cambio son responsables de la gestión y ejecución de actividades, por lo tanto, poseen una visión del futuro que otros no tienen.
Modelos de cambio
Existen varias teorías y modelos del cambio. Mencionaremos solamente tres:
- El Modelo de Lewin con sus fuerzas limitante e impulsoras.
- El de Modelo de Nadler que nos habla de 3 grandes necesidades disminución de la resistencia, de controlar la transición y de reconfigurar la dinámica
- Y el de Cummings y Worley (2007) que propone cinco grande actividades:
1. Motivación.
2. Creación de una vision.
3. Obtención de apoyo político.
4. Administración de la transición.
5. Sostenimiento del impulso inicial.
Éste es solo un vistazo rápido al apasionante tema del cambio: hay tantos caminos como personas. Tu podrías crear tu propio camino.
El cambio en las organizaciones
Como ya dijimos antes, no existe un único camino hacia el cambio
Cambiar no es sólo introducir nueva tecnología, realizar cambios en la estructura o desarrollar nuevas estrategias comerciales. Cambiar implica romper tradiciones, hábitos y costumbres, rutinas incorporadas a la forma de ver y operar la realidad en cada organización. Los procesos de cambio implican modificar centros de poder, intereses personales y grupales, arriesgar, vencer temores y resistencias. Es por esto que el cambio no es sólo organizativo, tecnológico o de gestión sino también, y fundamentalmente, cultural y de comportamiento.
los cambios organizacionales tienen que girar alrededor del individuo generando en ellos una nueva cultura, incrementando así las posibilidades de éxito en el proceso de cambio, destacando que la comunicación es el elemento de mayor importancia para el líder en el proceso de cambio organizacional.
Y hay que decirlo: todo cambio implica, al menos durante un tiempo, el esfuerzo adicional de tener que aprender a desenvolverse adecuadamente en la nueva situación, lo cual es una fuente adicional de trabajo y de preocupación
Contribuyendo con esto a que las personas se apropien de estos cambios organizacionales y con ello se logre su bienestar en el trabajo, así como su compromiso con los objetivos nuevos de la organización; y esto se refleja en su desempeño. Las personas pueden infundirle vida haciendo funcionar el sistema técnico. (De Faria 1997)
En este contexto se puede decir que las organizaciones llevan a cabo procesos de cambio organizacional en donde deben desarrollar su capacidad de autocrítica, para que su atención se concentre en un proceso de cambio planeado más que en problemas particulares. De manera que el cambio se convierte en parte integral de la cultura organizacional, y la autocrítica pasa a formar parte de un estilo natural de administración (Franklin, 1997).
Conclusión
Podemos afirmar que lo que ocurre en realidad es que el cambio organizacional corresponde a la respuesta que normalmente deben dar las organizaciones a aquellos ciclos de desarrollo que tiene el entorno. Si la organización está en proceso natural de cambio entonces cambiará más rápidamente; mientras que si está pasando por un momento de estabilidad y equilibrio, tenderá a oponerse con mayor resistencia al cambio y por consiguiente la velocidad del cambio será menor
El cambio como orden de las cosas quiere decir, paradójicamente, que no hay nada más constante que el cambio en nuestras vidas. ¿Cómo enfrentarás los cambios en tu día a día? ¿Cuál es la mejor manera de gestionar el cambio en tu empresa?
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