Empecemos diciendo que los KPIs tienen dos grandes ventajas:

1. Son una brújula que nos dice hacia dónde hay que ir; no nos dejan perder el rumbo y,
2. Nos ayudan a hacer mediciones intermedias.

¿Qué es un KPI?

KPI es el acrónimo de la frase en inglés Key Performance Indicator. En español se les llama ICR o Indicadores Clave de Rendimiento. Los KPIs, entonces, son una métrica que se utiliza de manera cuantitativa para establecer objetivos.

Dichos indicadores pueden ser parametrizados para toda la organización o por departamento. Y una de sus ventajas es que, al revisarlos por intervalos de tiempo cortos, nos sirven para identificar si vamos por buen camino para el logro de algún objetivo o no.

Como equipo de consultoría, hemos asesorado a clientes que han definido KPIs individuales (por ejemplo, en cada área), pero que no tuvieron cuidado de alinearlos a los objetivos estratégicos. También hemos trabajado con clientes que están del lado opuesto: todos los KPI’s de las diferentes áreas van de acuerdo a los objetivos estratégicos.

En mi experiencia, es mucho mejor tener todo apunte en una misma dirección. Aunque hay que tener cuidado con esto, es decir, se pueden definir KPIs muy específicos de cada área y tener uno o dos alineados a los estratégicos.

¿Cómo definir correctamente un KPI?

Así como los objetivos deben de ser específicos y medibles, los KPIs deben serlo también. 

El propósito de definirlos es brindar una imagen clara de lo que los equipos de trabajo quieren lograr, para cuándo y cómo se medirá  ese logro.

¿Qué preguntas debemos hacernos para poder definir correctamente los KPIs?:

• ¿Puede medirse?
• ¿Qué necesito medir?
• ¿Ayuda a conectar con un objetivo estratégico?
• ¿Brinda a los miembros del equipo de forma clara su contribución al resultado deseado?

Una vez que sepas el objetivo que quieres alcanzar e identifiques las métricas (o unidades de medida) que usarás para asegurarte de llegar a él, podrás definir tu KPI.

Seguimiento de los KPIs

Mucho clientes definen los KPIs de su empresa, pero pocas veces se encargan de darle seguimiento a los mismos.

Mi recomendación sería hacer ejercicios de medición en ciclos cortos (la frecuencia depende de cada negocio). Estas mediciones mostrarán de manera cuantitativa cómo va el avance con respecto al objetivo trazado.

En conclusión, los KPIs son métricas cuyas ventajas pueden verse en el día a día de nuestra organización. Sirven tanto para supervisar a los equipos de trabajo como para ver si las acciones realizadas están encaminadas al logro de nuestros objetivos.

Si quieres saber más sobre los mismos, puedes mandar un correo a contacto@coacharte.mx y con gusto nos pondremos en contacto contigo.

Debido al tema de la pandemia, las necesidades de los clientes que requerían servicios de consultoría cambiaron. En consecuencia, los consultores se vieron obligados a hacerse más versátiles y buscar un valor agregado en su oferta profesional. Es posible que un consultor deba gestionar dos o más proyectos al mismo tiempo, lo cual implica considerar ciertos factores para cumplir profesionalmente con sus compromisos.

Antes, el consultor debía trasladarse a las oficinas de los clientes para tener reuniones presenciales. Considerando el tema del tráfico aparte, eso era una ventaja, ya que le permitía despejar su mente. Entre un cliente y otro había al menos unas horas de interludio y esto le permitía preparar la siguiente sesión.

La diferencia hoy en día es que las sesiones de un cliente y otro están tan solo a un clic de tiempo. Y por ello un consultor deben considerar 3 factores para la gestión simultánea de sus proyectos:

Tiempo

Llega a tiempo y cumple a tiempo. Como ya se dijo, en la actualidad sólo necesitas dar un clic para cambiar de tu cliente de Tijuana a tu cliente en Cancún. Agenda sesiones con al menos 30 minutos de diferencia para que puedas cerrar con calma la sesión anterior. De ese modo, si por alguna razón debiste extenderte, no te presionarás por la sesión en puerta.

También considera que una persona tarda en promedio 10 minutos en aterrizar pensamientos por lo que necesitarás un respiro. No sólo para acomodar tus ideas, sino para quitar el chip de la sesión anterior y enfocarte en el nuevo proyecto.

Lugar de trabajo

Tener orden siempre garantiza poder encontrar las cosas más rápido. Cuando pensamos en nuestro lugar de trabajo solemos visualizar el lugar físico y, aunque es importante, no podemos olvidarnos de nuestro escritorio virtual.

Tener acomodada tu cámara, el orden de tus archivos electrónicos, tener lista la presentación que vas a mostrar por zoom, meet, teams o cualquier otra plataforma son factores que ayudarán a que tu presentación fluya mejor.

Recuerda: el orden interno se manifiesta en el exterior. Y el orden de tu lugar de trabajo ayudará a acomodar tus ideas como consultor.

Histórico de sesiones y cumplir compromisos

Es posible que al cambiar de un proyecto a otro se nos puedan pasar temas, tareas, compromisos nuestros o sesiones en las que debemos cobrar a los asistentes. Para evitar estas situaciones, es buena idea llevar un histórico de compromisos en una carpeta y revisarla diario.

Existen muchas aplicaciones que te ayudan a gestionar proyectos, aunque también puedes hacerlo desde un Excel o en tu calendario del correo. Mantener secuencia y tenerla presente te asegurará no repetir algo que ya solicitaste y garantiza el avance de tu proyecto.

Cierre

Considero que estos tres elementos te mantendrán bien enfocado, organizado y te permitirán gestionar dos o más proyectos de manera simultánea. Si me preguntas cuál es el número de proyectos que puede gestionar una persona al mismo tiempo, la respuesta es: todos aquellos que le permitan mantener el enfoque, orden, realizar tus entregas en tiempo y cumplir con cada uno de tus compromisos con el cliente.

Si deseas conocer sobre este u otros temas, visita nuestra página: www.coacharte.mx o agenda una cita y un experto te podrá asesorar. ¡Da click aquí!.

Las ventajas de tener un recurso especializado para la implementación de un proyecto de planificación de recursos empresariales (ERP) son múltiples. Principalmente, ayuda a detectar diversas problemáticas operativas o de gestión que bien podrían solucionarse con una implementación correcta. También puede reconocer mayor facilidad los beneficios que puede aportar el utilizar el sistema en cuestión.

Pero, ¿qué es un ERP?

En palabras de Oracle, un ERP «es un tipo de software que las organizaciones utilizan para gestionar las actividades empresariales diarias, como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro».

¿Qué hace un recurso especializado?

Un recurso especializado ayuda a identificar el funcionamiento interno del negocio, de forma que pueda ofrecer las soluciones de gestión más adecuadas.  Asimismo, configura el sistema para mejorar diferentes procesos, dependiendo el alcance del negocio.

Sus responsabilidades:

• Analizar los procesos del negocio y sus requerimientos funcionales.
• Proveer sugerencias a los clientes basado en las mejores prácticas de la herramienta.
• Elaborar especificaciones funcionales para el diseño técnico de las modificaciones requeridas al sistema estándar. Dar soporte.
• Configurar el sistema y realizar pruebas de funcionalidad.
• Ayudar en la identificación y creación de escenarios de prueba en busca de la aceptación de los usuarios.
• Preparar instructivos e impartir el entrenamiento a los usuarios clave.

Habilidades que debe tener este recurso:

• Capacidad de análisis para entender e identificar diversas alternativas que resuelvan las necesidades de los clientes.
• Capacidad de aprendizaje de las características de los servicios y soluciones que ofrece la compañía.
• Habilidades de comunicación.
• Proactividad y creatividad orientadas al cliente.

Principales causas de errores en la implementación de un proyecto ERP.

Las organizaciones pueden enfrentar constantes problemas e incremento de costes debido a una mala implementación de este software. Muchos errores pueden producirse por las siguientes causas:

• Falta de claridad de los requerimientos funcionales.
• Deficiente planificación (no tener una estrategia clara).
• Desconocimiento del potencial de la herramienta.
• Mala capacitación de los usuarios.
• Deficiente migración de datos.

La falla en la implementación de más del 70% de los proyectos ERP se debe a una planificación inadecuada del proyecto o a una deficiente evaluación de las necesidades de la empresa. Un Recurso Especializado en la herramienta puede ayudar a evitarlo.

Etapas de un proyecto de Implementación

Una implementación se da por etapas. Los cambios no se dan de un día a otro, llevan un tiempo, un proceso y una metodología; la cual se describe en la siguiente imagen:

Como puede verse, las etapas de una implementación son:

• Preparación del Proyecto.
• Plan de Negocios.
• Realización.
• Preparación Final.
• Go Live.
• Soporte de producción.

Un acierto sería considerar una metodología agile que trabaje con prototipos de entrega rápida en la que cada prototipo sea validado.

Además, hay que considerar lo siguiente:

• Tener una dirección estratégica clara.
• Tener procesos de negocios bien definidos.
• Requisitos claros.

Solo si todos estos factores están presentes, el proyecto ERP se implementará con éxito.

Conclusión

Elegir un software de gestión empresarial es una decisión muy importante que no debe tomarse a la ligera; por eso, para garantizar que el proceso de implementación sea un éxito es fundamental contar con un recurso especializado en ERP. Como ya explicamos, el contar con un recurso especializado en la herramienta elegida puede ayudar a simplificar el proceso antes y durante la implementación. También evitará el retrabajo (minimizando costos) y ayudará a explotar la herramienta al máximo.

¿Estás considerando elegir un ERP o necesitas un recurso especializado? Visita nuestro blog y nuestras redes sociales para conocer más sobre nosotros. LinkedIn. Facebook.

Si deseas profundizar sobre este u otros temas, contacta a alguno de nuestros especialistas a través de nuestra página www.coacharte.mx o agenda una cita y un experto te podrá asesorar. ¡Da click aquí!.

Agile nuevo marco de trabajo. También conocido como «Agilidad», Agile es un marco de trabajo que ayuda a las organizaciones a trabajar de manera diferente pero eficiente, enfocados más en el valor al cliente que los Procesos o documentación. conoceremos la importancia de agilidad en esta era digital.

¿Qué es Agile?

Agilidad o conocida mejor como “Agile” es más que una metodología para desarrollar proyectos que precisan de rapidez y flexibilidad, es un nuevo marco de trabajo o filosofía que consiste en una forma distinta de trabajar y de organizarse.

Cada proyecto se divide en pequeñas partes que tienen que completarse y entregarse en pocas semanas. El objetivo es desarrollar productos y/o servicios de calidad que respondan a las necesidades de unos clientes cuyas prioridades cambian a una velocidad cada vez mayor.

Principales ventajas de agilidad

Agilidad nace principalmente en la industria de desarrollo de “software”, cuando las compañías de este sector entendieron que la forma de trabajar tradicional (waterfall) retrasaba mucho la entrega del producto final ya que las actividades normalmente van en cascada y si una actividad de las iniciales no se terminaba a tiempo, retrasaba todas las demás actividades.

• Mayor calidad, minimiza errores en los entregables.
• Mejora la experiencia y la funcionalidad para el cliente.
• Más compromiso, más satisfacción del empleado y genera mayor conciencia del equipo.
• Rapidez, acorta tiempos de producción y minimiza los tiempos de reacción y toma de decisiones.
• Aumenta la productividad, mejor distribución de los recursos según las prioridades del negocio.

Conclusión:

Agilidad ha ayudado mucho a las organizaciones a acelerar sus implementaciones tecnológicas y es tan funcional que puede utilizarse también en tareas del hogar, proyectos personales, fundaciones, proyectos no tecnológicos, se puede aplicar a cualquier área si así lo desean.

En CoachArte aplicamos y manejamos esta metodología en nuestros proyectos y con nuestros clientes. Conoce a detalle nuestras metodologías; visita nuestro blog, así como nuestras redes sociales en donde conocerás más sobre nosotros: LinkedIn y Facebook.

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Los Procesos y Metodologías, Los Procesos y Metodologías; aspectos importantes que el cliente debe visualizar para conocer los beneficios futuros para la organización. Aspectos importantes para conocer el nivel de desagregación que cada metodología tiene y darle forma al resultado final de la transformación o proyecto que se desarrollará dentro de su organización.

Los Procesos y su desagregación:

Los procesos se van desagregando hasta llegar al nivel de tareas que se deben conocer perfectamente para el proceso de cambio. A partir de los procesos se define la estructura organizacional y los requerimientos funcionales de automatización. A continuación se muestra gráficamente nuestra Metodología:

Descripción de los niveles:

1. Supra Sistema.
2. Cadena de Valor (incluye los 3 Supra Procesos antes mencionados: Procesos Estratégicos, Procesos Sustantivos, Procesos Soporte).
3. Macro Procesos  (Desgloce de los Supra Procesos).
4. Procesos (Mapas de procesos; en este nivel se define si la estructura organizacional es la correcta; así como la arquitectura tecnológica.
5. Subproceso.
6. Procedimiento.

Proponemos cambiar de un enfoque funcional a un enfoque por procesos:

Muchas empresas trabajan por silos o enfoque funcional; donde cada cabeza o dirección es responsable de su área, sin importar la relación que tienen con las demás. En donde lo mejor es trabajar con un modelo de proceso E2E (End To End), es decir de principio a fin.

Definimos los procesos sustantivos y vemos la participación de cada una de las áreas en estos procesos. Apoyamos a las organizaciones a que colaboren de manera dinámica, todos bajo un mismo objetivo y creando grupos de colaboración.

Las decisiones se toman en conjunto ya que se busca la mejor toma de decisiones para lograr los productos y/o servicios que ofrece la organización.

Modelo de Administración por Procesos

Implementar un modelo permanente de transformación y mejora, bajo el enfoque de procesos; Diseño de:

• Modelos de gobierno y coordinación de procesos.
• Diseño e Implementación de áreas internas de procesos que incluyan:
• Modelos de gobierno y coordinación de procesos.
• Diseño e Implementación de áreas internas de procesos que incluyan:

Reingeniería de procesos

Optimizar los procesos para alinearlos a las estrategias del negocio y a la cultura organizacional deseada.

• Definición de tutores de procesos.
• Sesiones de análisis y rediseño de procesos punta a punta.
• Evaluación de mejoras a partir de su complejidad e impacto en el negocio.
• Implementación de herramientas para documentar, administrar y orquestar procesos.

Diseño de estructuras organizacionales

Definir claramente los roles y responsabilidades del personal y la manera mas adecuada de organizarse.

• Análisis de impacto a estructuras organizacionales a partir de cambios en procesos y tecnología.
• Diseño de organizaciones, descripciones de puesto y perfiles de puesto.
• Valuación de puestos y perfilamiento de candidatos.

Definición de requerimientos funcionales

Identificar la funcionalidad necesaria para evaluar y adquirir soluciones tecnológicas adecuadas a las estrategias de negocio.

• Análisis de procesos para identificar necesidades de automatización.
• Priorización de funcionalidad posible / necesaria / deseada.
• Documentación de requerimientos funcionales alineado a los procesos.
• Apoyo en el proceso de evaluación de soluciones tecnológicas.

Algunos beneficios de tener bien documentados los procesos:

Ayudar a mejor la toma de decisiones, crear espacios colaborativos entre los diferentes directores de la organización y ayudar a RRHH a una mejor selección de personal ya que se conocen las actividades que cada puesto realiza y facilita mucho el reclutamiento.

Conclusión

Apoyamos a las organizaciones en proyectos que requieran mejorar, documentar, reestructurar o definir su Reingeniería de Procesos. También apoyamos explicando los beneficios de un procesos E2E en lugar de silos funcionales.

Utilizamos diversos enfoques metodológicos de acuerdo a la naturaleza de cada proyecto: Lean Six Sigma, BPMN (Business Process Model and Notation).

Tenemos diversos esquemas de participación en el proyecto: equipo completo, SME’s, especialistas o por Track individual.

¿Te gustaría conocer más sobre nuestros servicios? ¡Visita nuestra página! o Agenda una cita con alguno de nuestros expertos.

Conoce nuestras áreas de especialidad; visita nuestro blog, así como nuestras redes sociales en donde conocerás más sobre nosotros y nuestra metodología: LinkedIn y Facebook.

¿Sabes cómo funciona los modelos de operación y los Tipos de Procesos que existen?, Los modelos de operación y Tipos de Procesos dentro de una organización funcionan de la siguiente manera:

Las empresas venden productos o servicios y para poder producirlos, todas las organizaciones ejecutan un conjunto de procesos únicos.

Dichos procesos para poder ser ejecutados por personas, tienen que estar bien definidos; y para poder definirlos bien es necesario pintar los límites de cada uno dando como resultado los roles y responsabilidades que crean estructuras organizacionales.

Roles y responsabilidades creando estructuras organizacionales:

• La tecnología los soporta y automatiza.
• La estrategia establece el rumbo y los objetivos.
• La cultura define la manera de hacer el trabajo.

Por lo tanto podemos decir que los proceso son tan importantes como la estrategia, la cultura y la organización.

Nuestro entendimiento

Empecemos por definir que un proceso es una serie continua y repetible de actividades relacionadas que a través del uso de recursos convierte una o más entradas en una o más salidas, creando valor para el Cliente.

Para cumplir con la misión que cada una de las empresas tiene, lo hace ejecutando una Reingeniería de Procesos.

Nosotros definimos que existen una clasificación de tres Supra Procesos en cada organización y son los siguientes:

Procesos Estratégicos:

Son aquellos que se realizan por la alta dirección y dictan el rumbo de la organización, nos dictan el rumbo que tomará la empresa

Procesos Sustantivos:

También conocidos como la cadena de valor o el “Core de la Organización”. Estos procesos dan como resultado los productos o servicios que hablábamos al inicio de este artículo.

Procesos Soporte:

Son aquellos procesos que corresponden a todas las áreas que dan soporte a los procesos sustantivos y puedan dar los productos o servicios que vende cada empresa; un ejemplo de estos son RRHH, Recursos Financieros, Recursos Materiales.

Conclusión:

Cuando hablamos de procesos es muy importante hablar de la metodología, ya que es muy importante que los clientes puedan ver el nivel de desagregación que cada metodología tiene así como el rumbo, dirección y beneficios que obtendrá.

Conoce nuestra metodología en nuestro siguiente artículo; visita nuestro blog, así como nuestras redes sociales en donde conocerás más sobre nosotros y nuestra metodología: LinkedIn y Facebook.

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¿Es efectiva la documentación de procesos de manera remota? Esta pregunta la podemos responder en 2 caminos:

1. Por un lado, ¿Qué tan efectivos son los trabajos bajo una modalidad remota o trabajo colaborativo a distancia (TCD) Trabajo Colaborativo a Distancia?
2. Por el otro, ¿funciona esta modalidad de TCD para la práctica de ingeniería de procesos?

Trabajo a distancia.

Trabajar a distancia es parte de la nueva normalidad solo el 22% de los trabajos en México se pueden hacer a distancia (Fuente: IDC OnLine; el 87% del personal que labora en oficinas pueden trabajar a distancia si se les da las herramientas y seguridad para hacerlo (Fuete: Revista Forbes, Julio 2020).

La efectividad de la documentación de procesos depende mucho de la habilidad del consultor que lo haga; la experiencia y la capacidad de analizar y proponer soluciones, pero el hacerlo a distancia duplica el reto. 

Tener documentados los procesos contribuye al orden y a la asignación apropiada de las responsabilidades, además de poder dar a conocer las actividades al personal de una empresa, ya sea para efectos de calidad o cumplimiento a regulaciones.

Lo básico para realizar un proyecto de documentación de procesos no cambia aun en la modalidad remota. Para que sea realmente efectiva debe ser bajo un método de documentación muy práctico, que atienda a las necesidades de la empresa y del negocio; que atienda las regulaciones y además de que todas las personas de la empresa la utilicen, ya que nadie compra un auto para verlo estacionado.

La respuesta.

La respuesta a la pregunta que titula nuestro artículo es: SI, pero tiene varias implicaciones. aquí daremos:

5 tips básicos para que los proyectos de documentación a distancia sean efectivos. 

1. Contar con un plan de trabajo. para este tipo de proyectos se requiere, diseñar, ajustar y aprobar dicho plan; es de suma importancia tener programadas las sesiones de trabajo para que la empresa dé la instrucción al personal involucrado de asistir las sesiones remotas.
2. Disciplina. Es imprescindible en el TCD ya que las sesiones deben durar no más de lo acordado; deben iniciar y terminar cumpliendo todos los objetivos. Es un reto para los consultores dirigir las sesiones de trabajo; también la disciplina involucra al personal de la empresa, ya que habrá tareas y compromisos que deberán cumplir a cabalidad.
3.  Patrocinio. El principal patrocinador del proyecto, a nivel dirección deberá estar al pendiente del progreso del proyecto e involucrarse cuando es pertinente; deberá ser preciso para emitir comunicados, hacerse presente en sesiones de trabajo y tener intervenciones para mitigar los riesgos del proyecto.
4. PMO. Montar una oficina de proyectos es lo mas recomendable; ya que el PM del proyecto será quien coordine las sesiones de trabajo cobre los compromisos entre consultores y el cliente; detone alertas o recordatorios y declare el cumplimiento de los hitos hasta el término del proyecto.

Elección de un buen líder de proyecto.

Cuando hablamos de la capacidad de reacción, nos referimos a la habilidad del líder de proyecto para poder reaccionar de manera coherente y favorable al proyecto ante situaciones complejas; desde su capacidad de analizar y mantener el rumbo del proyecto ante cualquier circunstancia simple; hasta cómo resolver algún conflicto en sesiones de dos o mas participantes. Cuando el líder conoce el destino y tiene desarrolladas las habilidades necesarias para navegar, podemos confiar que sabrá llegar al destino que se le ha encomendado.

Conclusión.

Finalmente, aunque nuestra respuesta a la pregunta: ¿Es efectiva la documentación de procesos de manera remota?, es SI, el reto es que tú y tu empresa puedan hacerlo, contáctanos, nosotros podemos ayudarte a lograr tus objetivos. Si quieres más información visita nuestra página: www.coacharte.mx o agenda una cita y un experto te podrá asesorar, ¡Da click aquí!

Actualmente es de suma importancia el uso de nuevas tecnologías para documentar procesos dentro de las organizaciones, así como el establecer los objetivos necesarios para llegar a una documentación correcta y satisfactoria.

La documentación de procesos es el establecimiento de los objetivos y pasos a realizar para llegar a una meta establecida, se fija un objetivo general y, partiendo de los objetivos específicos, se diseña un procedimiento donde se esclarece paso a paso su realización permitiendo una comprensión satisfactoria y concisa. 

Establecer Objetivos.

La finalidad del objetivo general es que quien realice la documentación tenga claro el “qué se quiere lograr”, mientras que con los objetivos específicos se tenga claridad en “qué pasos se deben seguir para lograrlo”. 

Para establecer el objetivo general es importante tomar en cuenta que la documentación de procesos pretende mejorar el procedimiento y estrategias para la ejecución de cualquier actividad, mientras que para los objetivos específicos es de suma importancia tener presentes diversos aspectos tales como, la reducción de tiempo durante la ejecución, la mejora de calidad y, por supuesto, una mayor satisfacción del cliente. 

Una vez que hemos realizado nuestros objetivos y la importancia de esclarecerlos, es necesario mencionar a los participantes dentro de este proceso.  

Participantes dentro de la documentación de procesos.

Para realizar una documentación de procesos satisfactorios se requiere la participación activa de un equipo de trabajo que sea capaz de lograr un aprendizaje integral. Se pretende que todos los miembros del equipo tengan claros los objetivos tanto generales como específicos. También deben tener claridad del proceso que se va a realizar y que formen parte del registro de procesos y la organización de información. 

Es necesario contar con la participación activa del interesado, con el objetivo de llegar a un punto unificado y que lo solicitado coincida con el producto ofrecido.

Importancia de la tecnología para la documentación de procesos.

Es importante mencionar que para una mejor identificación del estado en el que se encuentre cualquier tarea, debe ser documentada para que se genere una organización uniforme que permita a cualquier miembro involucrado dentro de esta documentación, la supervisión y monitoreo de los procesos que se llevan a cabo.  

El uso de tecnologías facilita todo el proceso de documentación. Esto da como resultado un manejo claro de la descripción que se genere durante el avance de tareas. 

Gracias a las nuevas tecnologías obtenemos una mayor gestión de la documentación, permitiendo un almacenamiento más fácil, la consulta oportuna y la recuperación de información.  

El uso de las tecnologías permite un ahorro de costos. Hay un claro beneficio en el tiempo de respuesta que se genera durante el intercambio de información de los involucrados. Además de generar seguridad, gracias al respaldo que se puede obtener, permiten una simplificación en el manejo de documentos, así como su revisión y aprobación. Otro beneficio es la mejora en la disminución de tiempos de ejecución del proceso y en la búsqueda y entrega de información.

Se observa también una gestión eficaz de documentos que a su vez permiten que la documentación fluya de manera natural, ya que cada uno de los involucrados en el proceso pueden acceder y administrar, acorde a sus necesidades, la información.

Conclusión.

Los beneficios de las nuevas tecnologías para documentar procesos se ven reflejadas en:

• El tiempo invertido.
• El intercambio de información con mejor respuesta.
• La seguridad del acceso a la información.
• La participación activa de todos los involucrados en la documentación.
• El ahorro en costos.
• Un mejor proceso de negociación con el cliente.

Para mayor información sobre nuevas tecnologías para documentar procesos, acércate a nuestros expertos, ellos pueden ayudarte. En Coacharte creemos en la transmisión de conocimiento y en el acompañamiento a los profesionales para potencializar sus habilidades. Nosotros queremos ayudarte a lograr los objetivos de tu empresa.

Contáctanos para brindarte el apoyo que necesitas: https://coacharte.mx/.

Cuando hablamos de la optimización de procesos cuántas veces hemos experimentado o nos han compartido que muchos de los procesos que se ponen en marcha en las organizaciones no alcanzan los resultados previstos por alguna o algunas de las siguientes causas:

• Un mal liderazgo.
• La desmotivación y la falta de implicación de quienes llevan a cabo los procesos.
• Las rencillas entre áreas o personas.
• Mala gestión del tiempo.
• No tener en cuenta a todas las personas implicadas.

A la hora de la optimización de procesos, las personas cuentan más de lo que podemos imaginar

Optimización de la Organización.

Desde el mundo de la Calidad Total se nos proponen clasificaciones de procesos de este tipo:

Estratégicos: Procesos destinados a definir y controlar las metas de la empresa, sus políticas y estrategias. Estos procesos son gestionados directamente por la alta dirección.

Operativos: Procesos para llevar a cabo las acciones que permiten desarrollar las políticas y estrategias de la organización y así dar servicio a los clientes. De estos procesos se encargan los directores funcionales, que deben contar con la cooperación de los otros directores y de sus equipos de trabajo.

De apoyo: Procesos no directamente ligados a las acciones de desarrollo de las políticas, pero cuyo rendimiento influye directamente en el nivel de los procesos operativos.

Al detenernos a considerar la optimización de los procesos en las organizaciones, necesitamos tener en cuenta la cantidad de recursos que cada persona lleva consigo y que está, o no, poniendo en juego en cada proceso.

Cuando los procesos no alcanzan los resultados planificados y deseados, ya sea por motivo de algunas personas implicadas o cuando se planifican procesos innovadores, o procesos que involucran a nuevas personas, conviene tomar conciencia de que un factor de éxito fundamental es el conjunto de recursos personales de los que dispone cada persona.

¿Qué es un recurso personal?

Según el enfoque de PNL, es cualquier cosa que ayude a una persona o grupo a alcanzar el resultado deseado o a transformar una situación problemática. Así, podemos hablar de diferentes niveles de recursos dependiendo del tipo de resultado o del problema que se esté enfrentando.

Los recursos pueden venir en forma de apoyo o de oportunidades del entorno; puede ser comportamiento o acciones; estados personales internos, capacidades, habilidades o herramientas personales; pueden ser convicciones o valores empoderadores; una fuerte conciencia de uno/a mismo/a o de la propia identidad y también puede ser un sentido espiritual o la experiencia de formar parte de algo más grande que uno mismo/a.

Si los recursos personales no están suficientemente desarrollados, será muy difícil o imposible resolver problemas o alcanzar los resultados deseados. Por otro lado, cuando los recursos son robustos y poderosos, en la mayor parte de los casos, los problemas no llegan a emerger porque son resueltos espontáneamente o sin esfuerzo.

Estrategia Competitiva.

Porter (1998) visualiza la formulación de una estrategia competitiva como una combinación de los fines (metas) por los cuales está buscando llegar a ellos, esto se puede visualizar en la Figura 1. A esta figura también le llama “Circulo de la Estrategia Competitiva”.

La autogestión de los recursos personales para la optimización de procesos.

El principal recurso del que podemos dotar a una persona dentro de nuestra organización es aprender a gestionar sus propios recursos. Lo que implica aprender a generar las estrategias mentales adecuadas a cada proceso y en cada cambio.

La clave del Alto Rendimiento Profesional y en cualquier ámbito de la vida es ir “más allá de las técnicas”: se trata de poner el acento, además de en el qué, en el cómo hacemos las cosas cada uno.

Por lo tanto, el ambiente laboral y la satisfacción de las personas en sus puestos dependen de cómo se haya aprendido internamente a afrontar las situaciones. También de cómo haya aprendido a procesar la información y sea capaz de gestionar sus propias convicciones. En definitiva, de cómo activa sus propios recursos personales.

Sabemos que el ambiente y la satisfacción laboral influyen poderosamente en los procesos de las organizaciones. En su rendimiento y en resultados económicos y no económicos. Así los procesos de calidad requieren que se tenga en cuenta lo-no-evidente en los procesos de personalización.

Una organización necesita elaborar estrategias y ejecutar planes de acción para alcanzar los resultados deseados. Dicha tarea enfocada hacia la actividad principal se puede ver obstaculizada o limitada si no se ayuda a quienes ejecutan a trabajar su propias capacidades.

El trabajo con las capacidades, cauce para la optimización del talento de las personas, requiere de un training que ayude a “aprender a aprender”, es decir, que posibilite la gestión de las estrategias mentales adecuadas.

¿En qué consisten las estrategias mentales?

Se trata de identificar las competencias inconscientes (hábitos) que nos han venido bien hasta ahora (o no) y que nos puedan limitar ante los nuevos retos.

Desarrollar las nuevas competencias (nuevos hábitos) que se necesitan para ejecutar el plan de acción estratégico de la organización, hasta que los nuevos hábitos sean ejecutados inconscientemente.

Las personas más talentosas suelen ir ascendiendo, conforme al Principio de Peter, hasta su nivel de incompetencia donde se estancan en puestos en los que su talento parece que ya no es suficiente.

La razón no es que hayan perdido su talento, sino que sus estrategias mentales no estaban preparadas para las nuevas responsabilidades. Esas estrategias se pueden modificar aprendiendo a gestionar las propias competencias.

Se trata de “reprogramar el software mental” y que la misma “máquina” pueda ejecutar con éxito las nuevas acciones incorporando la experiencia.

La toma de decisiones.

Para la toma de decisiones en las organizaciones se dispone de una reserva de talento capaz de adaptarse a las necesidades en materia de decisiones estratégicas.

Por lo tanto, está adaptación está condicionada y limitada por los aprendizajes previos en forma de conocimientos, recuerdos y experiencias; gran parte de esto se encuentra en la “zona no-evidente” e inconsciente de los procesos de personalización.

En otras palabras, el resultado y el fruto de la toma de decisiones estarán en función de la capacidad de los responsables para adaptarse a las necesidades.

Esa adaptación requiere, la modificación de las estrategias mentales de cada involucrado en el proceso, estrategias con las que se ponía en juego el talento hasta entonces.

Conviene referirnos al talento, por tanto, como una función y así, como algo dinámico y potencial, y no como algo nominal, estático y unívocamente disponible.

El talento se posee y también se desarrolla; sobre todo, estará disponible en la medida en que se haya aprendido a potenciarlo a través de la gestión de las competencias.

Del mismo modo, a las organizaciones les interesan las personas con talento (y por eso también les interesa la diversidad y la gestión de la diversidad); mucho más las personas que han aprendido a gestionar su talento, pues son las que alcanzan niveles de Alto Rendimiento.

A la hora de tomar decisiones sobre capacidad de logro hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Es dinámica no es estática y es variable.
• No está predeterminada.
• No es una simple relación de causa-efecto.
• Depende del sistema de organización y de las capacidades individuales.
• Depende más de la cultura de la confianza en las personas que del control de la organización sobre éstas.
• Training en Alto Rendimiento Profesional para la optimización de procesos.

Qué implica la optimización de procesos.

La optimización de los procesos implica, como hemos visto, el desarrollo de los recursos y de las competencias personales.

Un training que conduzca hacia la optimización de procesos habrá de ocuparse de varios aspectos y de diferentes dimensiones de las personas.

1. Focalización de la mente para el entrenamiento de la atención y la recuperación cognitiva. Para ello, la Neuromeditación es fundamental.
2. El liderazgo personal y la autoconciencia. La atención a los otros y la atención al sistema.
3. La gestión del estrés (para lo que, de nuevo, la Neuromeditación es imprescindible), de los estados
4. emocionales y el desarrollo de la personalidad. La generación de estados creativos y el diseño de estrategias eficaces mentales y organizacionales.

Conclusión.

En conclusión, se trata de establecer una hoja de ruta que nos sirva para ubicarnos; implantando un plan de acción estratégico que permita obtener el mejor resultado utilizando los recursos de manera adecuada.

Desde Coacharte, inherente a nuestro ADN y a nuestra cultura, orientamos nuestras acciones y decisiones al éxito de los proyectos y a la satisfacción del cliente. De esta manera, proponemos soluciones a nuestros clientes que aporten valor a su organización, a través de la obtención de unos resultados excelentes, identificando los recursos necesarios y sacando el máximo provecho a todo su potencial, a través de una metodología basada en la mejora continua.

En Coacharte contamos con la experiencia y conocimientos suficientes para ayudarte con la tarea de optimizar tus procesos y recursos, además de establecer el mejor método para alcanzar los objetivos organizacionales trazados.

Con la llegada del internet, el mundo sigue su proceso de evolución y los cambios tecnológicos. Con las nuevas formas de gestionar datos, proyectos y sistemas de trabajo, se ha creado un nuevo mundo digital que tiene como propósito fomentar la colaboración, así como, agilizar y automatizar los procesos de las organizaciones.

El nuevo mundo digital.

Años atrás las carreteras, aeropuerto, puertos y ferrocarriles eran las grandes potencias de crecimiento económico de un país. Si no tienes una infraestructura digital dentro de tu compañía, mínimo una página web, no sobrevives a esta nueva era digital.

Este nuevo mundo digital trae varios cambios. Las conversaciones en estos días entre los líderes estén relacionadas con cuáles son las nuevas implementaciones que deben adoptar para temas de rentabilidad e innovación. Sin embargo, es muy limitado escuchar conversaciones sobre herramientas más soft como el el coaching y el mentoring. Estos tienen el poder de alcanzar los mismos objetivos. No olvidemos que las organizaciones están hechas de personas y estas siempre necesitan ser tenidas en cuenta para lograr las metas empresariales.

La capacitación, entrenamiento y formación se han vuelto elementos claves dentro de las empresas hoy más que nunca con la llegada de la transformación digital.

Coaching y Mentoring.

Según la International Coach Federation (ICF), el “Coaching” es un proceso de acompañamiento que inspira a maximizar el potencial personal y profesional. El “coach” ayuda a la persona a encontrar sus propias respuestas por medio de la escucha, la observación y al realizar las preguntas adecuadas.

Según el libro Harvard Business Essentials: Coaching and Mentoring, el “Mentoring” son consejos, información o guía que una persona brinda a otra, sobre su experiencia y habilidades específicas.

El mentor es una persona, con amplia experiencia y conocimiento en el área en la que se quiere mejorar. Ayuda a un empleado en su desarrollo profesional o a una empresa en cumplir sus objetivos a futuro.

La diferencia fundamental entre un ‘coach’ y un mentor, es que este último ya ha vivido la experiencia. Nos referimos a conseguir la meta que la persona que está recibiendo la mentoría quiere alcanzar.

Algo muy cierto es que tanto el coaching como el mentoring potencian las habilidades individuales y trabajan la motivación de los trabajadores para mejorar el funcionamiento del grupo de trabajo.

Beneficios de adoptar una cultura de trabajo basada en el Coaching y Mentoring.

Las organizaciones que han adoptado una cultura de trabajo basada en estas dos herramientas, coaching y mentoring han percibido los siguientes beneficios:

1. Aumento en la motivación laboral.
2. Mejoría en el clima laboral.
3. Incremento en la retención del personal, acompañado por un mejor desarrollo de los empleados en las compañías.

Conclusión.

Tener un espacio de transmisión de conocimiento y acompañamiento para potencializar a los profesionales de las organizaciones representa una opción cuando de asegurar la vida y continuidad de una empresa se trata.

En Coacharte creemos que en la transmisión de conocimiento y acompañamiento a los profesionales; para potencializar habilidades para lograr los objetivos de tu empresa es lo más importante ¡y nosotros queremos ayudarte a lograrlo!

Conoce la importancia de Gestión del Cambio, Procesos, y la repercusión que estos tienen en este nuevo mundo digital.

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