Gestionar proyectos de manera remota. A partir de la llegada del Covid, los empleados empezaron trabajar de manera remota. Lógicamente, esto implica un reto al momento de gestionar los proyectos. Ciertamente, establecer acuerdos desde el inicio con el equipo (tanto de parámetros de comportamiento como de estándares de trabajo) facilitará el proceso.

“Hablando se entiende la gente”

Habrás escuchado ese refrán que dice: “Hablando se entiende la gente”. Pues en la gestión de proyectos aplica y mucho.

Para que un proyecto funcione de manera eficiente se requiere de la participación de cada miembro del equipo. Lo ideal es que desde el inicio todos estén alineado con ciertos valores. Específicamente, hay cuatro valores que facilitan la convivencia y ayudan a avanzar hacia un objetivo común.

Estos son:

1.- Responsabilidad.

2.- Respeto.

3.- Imparcialidad.

4.- Honestidad.

Cada uno regirá las acciones de cada individuo en pro del proyecto. Ayudan a que la información y retroalimentación sean compartidas de manera consistente y estén alineadas a la estrategia elegida. Siempre debe existir claridad, enfoque y dirección con respecto a los requisitos, resultados y expectativas del proyecto.

En síntesis, la comunicación clara y oportuna es una herramienta esencial para gestionar el trabajo a distancia.

Otra herramienta es el modelo de gobierno que, entre otras cosas, define la autoridad. Será el marco de referencia que ayudará a orientar las actividades. Proporcionará una estructura integrada para evaluar cambios, incidentes y riesgos que pudieran presentarse durante el desarrollo del proyecto.

También es fundamental coordinar, supervisar, facilitar y apoyar al equipo . Dependiendo de tu estilo, podrás coordinar de una manera centralizada o descentralizada. O combinar ambas si así lo requiere un proyecto específico.

“Santo que no es visto no es adorado”

Nuestra comprensión colectiva del trabajo (acerca de dónde tiene lugar y cómo se hace) se ha transformado. A medida que las empresas y organizaciones de todo el mundo reinventan el trabajo, surgen nuevos desafíos y oportunidades.

¿Cómo mantener conectadas a las personas que trabajan lugares distintos? ¿Habrá un modo de sustituir aquellas conversaciones importantes que surgen de manera espontánea en la oficina? ¿Cómo lograr que los empleados creen una experiencia compartida, administren mejor su tiempo, se mantengan enfocados y construyan conexiones fuertes? Y algo muy importante: ¿cómo mantener presencia con nuestro equipo?

Para poder estar presentes a lo largo del proyecto, requerimos de herramientas que nos ayuden a gestionar eficaz y eficientemente en conjunto con el equipo.  

Hoy en día tenemos muchas opciones para estar comunicados, dependiendo del tamaño, cantidad y necesidad de cada organización, algunos ejemplos son Microsoft 365 o Google Workspace. El trabajo híbrido también puede sumar a este objetivo.

¿Donde manda capitán, no gobierna marinero?

Quizás es momento de contradecir al refrán. Un factor que ayudará a tener un proyecto exitoso y que contribuirá a los resultados positivos será demostrar y adaptar comportamientos de liderazgo para apoyar las necesidades individuales y de equipo. En estos tiempos, cualquier miembro del equipo puede demostrar estos comportamientos.

El liderazgo es diferente a la autoridad. Un líder efectivo adaptará su estilo a la situación, creando un entorno de proyecto que priorice la visión, la creatividad, la motivación, el entusiasmo, el estímulo y la empatía.

Por su parte, la persona que ostenta la autoridad ejerce el poder y hace cumplir las normas institucionales. Está al pendiente de que todos realicen su labor.

Es posible que ante cierto problema la persona con autoridad no tenga el conocimiento técnico necesario para dar la solución. En ese momento, lo ideal es que exista un líder dentro del equipo que pueda apoyar en ese sentido.

Conclusión

No podemos controlar todo. Aunque contemos con recomendaciones para gestionar proyectos de manera remota, no olvidemos que cada caso es diferente; que cada equipo tiene sus peculiaridades y cada líder, su propio estilo. Lo que sí podemos hacer una constante es nuestro compromiso, actitud positiva, comunicación efectiva y nuestra responsabilidad para con el equipo, el entorno y el proyecto.

Gestionar proyectos de manera remota 

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Inteligencia Emocional vs Capacidad Intelectual. Por mucho tiempo las empresas prefirieron empleados con alta capacidad intelectual, preparados, que hablaran lenguas extranjeras, buenos para resolver problemas. Pero ahora se sabe que eso no basta. Un buen colaborador también necesita trabajar en equipo y tener otras habilidades como: manejo del tiempo, comunicación, actitud, creatividad, pensamiento crítico…Y la inteligencia emocional es, entre ellas, la más importante.  

Inteligencia tradicional y otros tipos de inteligencias

Ahora ahondemos un poco en la definición de Gardner de estas dos inteligencias: 

Relación con los otros y con uno mismo

“La inteligencia interpersonal se constituye a partir de una capacidad […] para sentir distinciones entre los demás en particular, contrastes en sus estados de ánimo, temperamentos, motivaciones e intenciones; incluyendo la sensibilidad a expresiones faciales, la voz, los gestos, posturas y la habilidad para responder […] Permite en un adulto hábil leer las intenciones y deseos de los demás, aunque se hayan ocultado”. (Gardner, 2001)

¿Y cuáles son las ventajas de entender a los demás o de ponerse en su lugar? Quien lo logra tendrá mayor facilidad para relacionarse, negociar y trabajar efectivamente con ellos. Podrá capitalizar esas buenas relaciones en oportunidades de empleo, de ascenso o de negocio.

Es más, esta inteligencia incide claramente en el trabajo en equipo: uno de los requisito que más se solicitan para conseguir empleos.

Por su parte, la inteligencia intrapersonal “hace referencia al conocimiento de los aspectos internos de una persona; el acceso a la propia vida emocional, a la propia gama de sentimientos, la capacidad de efectuar discriminaciones entre estas emociones y finalmente ponerles un nombre y recurrir a ellas como medio de interpretar y orientar la propia conducta.  (Gardner, op cit).

Discriminar emociones, saberlas nombrar y poderlas utilizar para “orientar la propia conducta”, palabras clave que están estrechamente relacionadas con la Inteligencia Emocional. Una teoría que desarrolló Daniel Goleman, otro importante psicólogo que además es antropólogo, periodista y escritor. Hablaremos de ella en el siguiente apartado.

Inteligencia Emocional y su importancia en el ámbito laboral

En nuestra cultura parece haber una desvalorización del autoconocimiento o de hablar abiertamente de los sentimientos. Hay muchos que rechazan la importancia del apoyo psicológico incluso ante ciertos eventos disruptivos en la vida. Poco a poco, esto va cambiando.

Escuchamos que en las escuelas les enseñan a los niños a identificar sus emociones, que toman clases de yoga, que muchas personas escuchan meditaciones antes de dormir. O nos topamos con disposiciones gubernamentales como la NOM 035 que habla de los factores de riesgo psicosociales en los centros de trabajo.

En este momento no analizaremos las implicaciones de apegarse a la Norma, pero sí empezaremos a considerar cómo afecta a la empresa la Inteligencia Emocional de los empleados.

Algunas estrategias de la Inteligencia Emocional

1. “El cuerpo grita lo que la boca calla”. Una técnica de la Inteligencia Emocional es la Comunicación Asertiva. Se ha comprobado que muchos padecimientos tienen, al menos en parte, origen psicológico. Una persona que no sabe expresar sus emociones tiende a enfermarse más que aquella que lo hace de la manera correcta con la persona indicada.
2. “Conócete a ti mismo”. ¿Cuáles ideas preconcebidas traigo conmigo al trabajo? ¿Qué aprendí acerca de las reglas? ¿Qué situaciones me sacan de quicio? Aquél que aprende a conocerse, que sabe lo que siente y de dónde vienen sus sentimientos puede hacer uso de este conocimiento al momento de tomar decisiones y de responder en determinadas circunstancias.
3. “Autocontrol”. Las emociones fuera de control pueden llevar a cualquiera cometer errores tremendos. Existen ciertos detonantes como los obstáculos o el estrés que pueden desbordar las emociones. Por ello es importante que tanto los líderes como los empleados de la empresa tengan herramientas que los ayuden a manejarse en situaciones críticas.
4. “Conciencia social y empatía”. ¿Sé lo que piensan los que me rodean? ¿Intuyo lo que sienten? ¿Me interesan realmente o los valoro por lo que puedan darme? Saber manejarnos en este ámbito nos ayudará a generar mejores relaciones con los demás y a contribuir a un mejor ambiente de trabajo. Nuestro compromiso con el equipo será mayor.

Hay mucho más que decir acerca de la Inteligencia Emocional. Quizá pudiera uno pensar que los líderes no tienen tiempo que perder en sus emociones y mucho menos en las emociones de su gente. Sin embargo, es esa misma gente la que hace realidad las estrategias y los procesos. Y un “entorno organizacional favorable” como el que promueve la NOM 035 ayudará a que los empleados tengan mejor rendimiento.

Conclusión

La situación laboral actual considera que la Inteligencia Emocional es incluso más importante que la Capacidad Intelectual. Esto obliga a los profesionales de cualquier nivel a cuidar no sólo sus conocimientos técnicos, sino a desarrollar otras habilidades (soft skills) que los ayuden a ser parte valiosa de su equipo. La gran noticia es que todas estas habilidades pueden desarrollarse; algo que no sucede con el coeficiente intelectual,

Inteligencia Emocional vs Capacidad Intelectual ¿cuál es más importante? Si deseas conocer sobre este y otros temas o necesitas contactar a alguno de nuestros especialistas; visita nuestra página: www.coacharte.mx o agenda una cita y un experto te podrá asesorar, ¡Da click aquí!.

Debido al tema de la pandemia, las necesidades de los clientes que requerían servicios de consultoría cambiaron. En consecuencia, los consultores se vieron obligados a hacerse más versátiles y buscar un valor agregado en su oferta profesional. Es posible que un consultor deba gestionar dos o más proyectos al mismo tiempo, lo cual implica considerar ciertos factores para cumplir profesionalmente con sus compromisos.

Antes, el consultor debía trasladarse a las oficinas de los clientes para tener reuniones presenciales. Considerando el tema del tráfico aparte, eso era una ventaja, ya que le permitía despejar su mente. Entre un cliente y otro había al menos unas horas de interludio y esto le permitía preparar la siguiente sesión.

La diferencia hoy en día es que las sesiones de un cliente y otro están tan solo a un clic de tiempo. Y por ello un consultor deben considerar 3 factores para la gestión simultánea de sus proyectos:

Tiempo

Llega a tiempo y cumple a tiempo. Como ya se dijo, en la actualidad sólo necesitas dar un clic para cambiar de tu cliente de Tijuana a tu cliente en Cancún. Agenda sesiones con al menos 30 minutos de diferencia para que puedas cerrar con calma la sesión anterior. De ese modo, si por alguna razón debiste extenderte, no te presionarás por la sesión en puerta.

También considera que una persona tarda en promedio 10 minutos en aterrizar pensamientos por lo que necesitarás un respiro. No sólo para acomodar tus ideas, sino para quitar el chip de la sesión anterior y enfocarte en el nuevo proyecto.

Lugar de trabajo

Tener orden siempre garantiza poder encontrar las cosas más rápido. Cuando pensamos en nuestro lugar de trabajo solemos visualizar el lugar físico y, aunque es importante, no podemos olvidarnos de nuestro escritorio virtual.

Tener acomodada tu cámara, el orden de tus archivos electrónicos, tener lista la presentación que vas a mostrar por zoom, meet, teams o cualquier otra plataforma son factores que ayudarán a que tu presentación fluya mejor.

Recuerda: el orden interno se manifiesta en el exterior. Y el orden de tu lugar de trabajo ayudará a acomodar tus ideas como consultor.

Histórico de sesiones y cumplir compromisos

Es posible que al cambiar de un proyecto a otro se nos puedan pasar temas, tareas, compromisos nuestros o sesiones en las que debemos cobrar a los asistentes. Para evitar estas situaciones, es buena idea llevar un histórico de compromisos en una carpeta y revisarla diario.

Existen muchas aplicaciones que te ayudan a gestionar proyectos, aunque también puedes hacerlo desde un Excel o en tu calendario del correo. Mantener secuencia y tenerla presente te asegurará no repetir algo que ya solicitaste y garantiza el avance de tu proyecto.

Cierre

Considero que estos tres elementos te mantendrán bien enfocado, organizado y te permitirán gestionar dos o más proyectos de manera simultánea. Si me preguntas cuál es el número de proyectos que puede gestionar una persona al mismo tiempo, la respuesta es: todos aquellos que le permitan mantener el enfoque, orden, realizar tus entregas en tiempo y cumplir con cada uno de tus compromisos con el cliente.

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El cambio como orden de las cosas: Teorías y modelos de gestión del cambio para entender y apoyar a la administración del cambio en una organización; en donde cada persona puede generar su propia estrategia para apoyar a que el cambio buscado se dé de la mejor manera para todos los involucrados.

Se debe tener en cuenta que no hay nada más difícil de llevar a cabo ni de éxito más dudoso ni más peligroso de manejar que iniciar un nuevo orden de las cosas».

(N. Maquiavelo, s. XVI)

¿Qué es el cambio según Robbins y Coulter?

Robbins y Coulter (2010) definen al cambio organizacional como “cualquier modificación de personal, estructura o tecnología en una organización”. Estas transformaciones organizacionales generalmente requieren de la dirección de una persona denominada agente de cambio que será seleccionada por la empresa. (Chiavenato, 2010). El cambio planificado pretende que la organización pueda adaptarse a los cambios en su entorno y el comportamiento de sus empleados. Los agentes de cambio son responsables de la gestión y ejecución de actividades, por lo tanto, poseen una visión del futuro que otros no tienen.

Modelos de cambio

Existen varias  teorías y modelos del cambio. Mencionaremos solamente tres:

• El Modelo de Lewin con sus fuerzas limitante e impulsoras.
• El de Modelo de Nadler que nos habla de 3 grandes necesidades disminución de la resistencia, de controlar la transición y  de reconfigurar la dinámica
• Y el de Cummings y Worley (2007) que propone cinco grande actividades:

1. Motivación.

2. Creación de una vision.

3. Obtención  de apoyo político.

4. Administración  de la transición. 

5. Sostenimiento del  impulso inicial.

Éste es solo un vistazo rápido al apasionante tema del cambio: hay tantos caminos  como personas. Tu podrías crear  tu propio camino.

El cambio en las organizaciones

Como ya dijimos antes, no existe un único camino hacia el cambio

Cambiar no es sólo introducir nueva tecnología, realizar cambios en la estructura o desarrollar nuevas estrategias comerciales. Cambiar implica romper tradiciones, hábitos y costumbres, rutinas incorporadas a la forma de ver y operar la realidad en cada organización. Los procesos de cambio implican modificar centros de poder, intereses personales y grupales, arriesgar, vencer temores y resistencias. Es por esto que el cambio no es sólo organizativo, tecnológico o de gestión sino también, y fundamentalmente, cultural y de comportamiento.

los cambios organizacionales tienen que girar alrededor del individuo generando en ellos una nueva cultura, incrementando así las posibilidades de éxito en el proceso de cambio, destacando que la comunicación es el elemento de mayor importancia para el líder en el proceso de cambio organizacional.

Y hay que decirlo: todo cambio implica, al menos durante un tiempo, el esfuerzo adicional de tener que aprender a desenvolverse adecuadamente en la nueva situación, lo cual es una fuente adicional de trabajo y de preocupación

Contribuyendo con esto a que las personas se apropien de estos cambios organizacionales y con ello se logre su bienestar en el trabajo, así como su compromiso con los objetivos nuevos de la organización; y esto se refleja en su desempeño. Las personas pueden infundirle vida haciendo funcionar el sistema técnico. (De Faria 1997)

En este contexto se puede decir que las organizaciones llevan a cabo procesos de cambio organizacional en donde deben desarrollar su capacidad de autocrítica, para que su atención se concentre en un proceso de cambio planeado más que en problemas particulares. De manera que el cambio se convierte en parte integral de la cultura organizacional, y la autocrítica pasa a formar parte de un estilo natural de administración (Franklin, 1997).

Conclusión

Podemos afirmar que lo que ocurre en realidad es que el cambio organizacional corresponde a la respuesta que normalmente deben dar las organizaciones a aquellos ciclos de desarrollo que tiene el entorno. Si la organización está en proceso natural de cambio entonces cambiará más rápidamente; mientras que si está pasando por un momento de estabilidad y equilibrio, tenderá a oponerse con mayor resistencia al cambio y por consiguiente la velocidad del cambio será menor

El cambio como orden de las cosas quiere decir, paradójicamente, que no hay nada más constante que el cambio en nuestras vidas. ¿Cómo enfrentarás los cambios en tu día a día? ¿Cuál es la mejor manera de gestionar el cambio en tu empresa?

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La importancia de un PM (Project manager) en los proyectos; Comúnmente se cree que el Project Management se utiliza en grandes empresas y trasnacionales; pero esto no es necesariamente cierto, por muy joven que sea una empresa emergente. El Project Management trae consigo ciertos beneficios que no pueden ser despreciados; es una poderosa herramienta empresarial que puede ofrecer grandes ventajas a empresas de todos los tamaños.

Un PM (Project Manager) o gestor de proyectos

Un PM (Project Manager) o gestor de proyectos en español, es la persona encargada de organizar, planear y controlar los recursos disponibles con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos para lograr el éxito dentro de un periodo de tiempo, inversión y calidad.

El Project Manager es responsable de la dirección de los proyectos y quien lidera al equipo responsable de alcanzar los objetivos propuestos.  Por lo que trae varios beneficios:

• Ayuda a determinar la factibilidad de un proyecto por medio del conocimiento de proyectos similares, o los requisitos y restricciones que rodean un proyecto permitiendo determinar su éxito o no.
• Disminuye el tiempo de respuesta ante problemas al tener la habilidad de identificar riesgos potenciales y tener mayor control de estos; aporta mucha estabilidad, tranquilidad y sobre todo capacidad de actuación para disminuir sus efectos o evitarlos.
• Aumenta la satisfacción de los clientes al entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto; permite que haya una mejor relación comercial y es mucho más probable que se vuelva recurrente en proyectos.

Sin embargo, tener un PM es crucial para el desarrollo de una empresa, pero también presentan algunos obstáculos propios al no tenerlo dentro de los proyectos, como:

• Mayor carga de trabajo al no contar con herramientas de seguimiento de los proyectos, así como la verificación de los cumplimientos en tiempo costo establecido para cada proyecto.
• Mala gestión de los riesgos debido a la falta de control y entendimiento general del proyecto. No se pueden mitigar o levantar riesgos a tiempo que afectan el cumplimiento.
• Falta de organización dentro del proyecto debido al manejo de información que se comparte entre los involucrados, es importante manejar la centralización de esta para una mayor eficacia, sin un PM estoy sería un gran reto.

Conclusión

La importancia de un PM en proyectos es de gran valor por la gestión, la organización y los recursos asignado, permitiendo tener un desarrollo eficiente para el cumplimiento de objetivos.

Conforme evoluciona el mundo y las organizaciones, las plataformas digitales y el rol de los PM van cambiando por lo que los profesionales en gestión de proyectos deben adaptar su comportamiento y prácticas ante esta tendencia, en beneficio de sus compañías y sus resultados.

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¿Cómo impactan los talleres de cambio en los colaboradores? Poner en evidencia la importancia de la capacitación a los colaboradores en temas de preparación al cambio con talleres como; Lego Serious Play, Wake Up Brain, Discover iNN y el elemento humano; permitiéndoles el desarrollo de la creatividad y la resiliencia.

Introducción

Está comprobado que lo único constante, es el cambio. En contextos tan dinámicos y globalizados como puede ser el de los negocios, las empresas están en una búsqueda permanente y ávida por obtener nuevas estrategias que les permita seguir siendo competitivos. Sin embargo, las organizaciones se encuentran con fuertes obstáculos que sencillamente; la mayoría de las empresas desconocen cómo preparar a sus colaboradores para manejar una situación de cambio.

Para que la gestión de cambio funcione

Para que la Gestión de Cambio funcione debe haber un entendimiento sobre la conexión entre preparar a sus colaboradores para aceptar el cambio y una efectiva implementación de nuevas iniciativas y/o talleres como son Lego Serious Play, Wake Up Brain, Discover iNN y el elemento humano.

La planificación y el apoyo de los líderes de las organizaciones es de vital importancia para ayudar a las personas, a adaptarse al cambio y mantener una ventaja competitiva.

Estos talleres dinámicos son una poderosa herramienta diseñada para potenciar la innovación y el rendimiento en los negocios; generando equipos más productivos y eficaces. Al igual que, Wake up Brain, un juego donde se potencializa el pensamiento creativo y el uso de herramientas creativas; ideal para apoyar el desarrollo de habilidades y capacidades de creatividad e innovación de los colaboradores en una organización

Conclusíón

Se ha demostrado que cuando los miembros de una empresa no están dispuestos a aceptar el cambio las consecuencias son absentismo, falta de rendimiento, disminución en la productividad, pérdida de compromiso, etc. Es por eso la importancia de realizar talleres y capacitaciones constantes en los colaboradores para que tengan las herramientas y la creatividad para ser resilientes, ayudando a incentivar el cambio dentro de las organizaciones.

¿Cómo impactan los talleres de cambio en los colaboradores?; si quieres más información sobre este tema; o Gestión del Cambio, Trabajo a distancia (TCD), plataformas CRM o contactar a alguno de nuestros especialistas; visita nuestra página: www.coacharte.mx o agenda una cita y un experto te podrá asesorar, ¡Da click aquí!.

5 pasos para diseñar un Plan de Capacitación: La capacitación es un proceso que permite adquirir, actualizar o ampliar los conocimientos, habilidades y actitudes del personal que integra la organización; así como adoptar y dominar las herramientas adecuadas para la realización de tareas asignadas. Por ello, es de suma importancia desarrollar y ejecutar un plan que permita fomentar el desarrollo integral del personal y lograr una mayor productividad individual y mayor rentabilidad del negocio. El presente artículo tiene la finalidad de describir los 5 pasos básicos que deberás tomar en cuenta al ejecutar el citado proceso en tu empresa.

Introducción

Independientemente del giro o tamaño de la empresa, la capacitación es primordial para el desarrollo de conocimientos, habilidades o conductas y actitudes del personal; que permiten una mayor preparación y mejor conocimiento sobre sus funciones, ejecución de actividades y dominio del equipo asignado. Lo anterior, genera múltiples beneficios tanto en el campo individual como a nivel organizacional.

El desarrollo de este proceso requiere llevar a cabo una serie de pasos para garantizar un correcto diseño del plan; así como una debida ejecución y seguimiento de su aplicación.

A continuación se describen brevemente los 5 pasos básicos que deberás considerar para realizar exitosamente el proceso de capacitación en tu centro de trabajo.

Pasos básicos para diseñar y ejecutar un plan de capacitación en tu empresa

Para generar un plan de capacitación exitoso se requieren actividades que permitan definir y ejecutar las acciones para alcanzar los resultados trazados.  Por eso, en este artículo hemos preparado un paso a paso que deberás considerar al realizar el proceso.

1. Detecta y clasifica las necesidades de capacitación

Actualmente, los puestos de trabajo cambian rápidamente para poder adaptarse al mercado, lo que supone que las exigencias requeridas a los trabajadores también se modifican. Es por esto, que la detección de necesidades se convierte en la pieza clave de todo el proceso de capacitación.

Para identificar las necesidades de formación de la empresa, debemos comparar las competencias actuales y las futuras exigidas para cada puesto de trabajo con el perfil real de cada trabajador.

En función de los objetivos del negocio, es preciso determinar qué habilidades o capacidades son las que requiere desarrollar la empresa en el corto, mediano y largo plazo.

Una vez identificadas y definidas las necesidades de la organización y de los trabajadores, clasifícalas y jerarquízalas con el apoyo del equipo directivo. Ordénalas en un horizonte temporal con base en su urgencia o su importancia.

2. Define los objetivos

Es importante identificar la relación entre la formación que se pretende ofrecer y la aplicación de lo que se aprenderá. Es necesario definir concretamente los resultados a alcanzar con la impartición del programa de capacitación; e indicar la conducta esperada de los trabajadores al término del proceso.

Estos objetivos deben ser formulados de manera clara, precisa medible, alcanzable y concreta para que una vez finalizada la ejecución del plan de capacitación puedan ser correctamente evaluados.

3. Elabora el Programa de Capacitación

Con base en el presupuesto y los recursos materiales y humanos con los que cuenta la empresa se determina el contenido a desarrollar, las técnicas a emplear, la programación de las fechas y horarios, el grupo de personas a capacitar y los instructores que impartirán el contenido.

• Como primer paso deberás seleccionar la audiencia a la que se dirigirá la capacitación. Lo más importante es que elijas a los colaboradores o grupos que pueden tener un mayor impacto en la consecución de los objetivos de la empresa. Deberás de tomar en cuenta los conocimientos previos, la experiencia u otros requisitos que deben cumplir para ser candidatos para recibir la capacitación.

• Asimismo, deberás definir el contenido temático de la capacitación y el formato en que deseas que se imparta. Debe existir coherencia entre los objetivos de la capacitación y los temas que serán abordados. Dependiendo de las características de la audiencia y de la información que se planea transmitir; deberás seleccionar el formato más adecuado (curso, taller, diplomado, etc.) así como la modalidad (presencial o en línea). La mejor opción será aquella que se adapte a tus objetivos. Con base en lo anterior, deberás seleccionar a los capacitadores idóneos.

• También deberás prever los medios y recursos didácticos requeridos para impartir la capacitación. Previo a la ejecución del programa debes contar con los materiales y el soporte tecnológico idóneo para desarrollar la transferencia de conocimiento de la mejor manera posible; así como definir la infraestructura necesaria (salas de conferencia o de reuniones, sala de proyecciones, talleres de práctica, etc.).

• Posteriormente, deberás determinar la duración y el cronograma de ejecución procurando que las sesiones no sean muy extensas. Preferiblemente programa las sesiones en hora de trabajo de modo que los trabajadores se sientan pagados por capacitarse y no sientan rechazo alguno por la capacitación.

• Diseña el sistema de evaluación que te permitirá contar con mediciones acerca del proceso de capacitación y del aprendizaje individual de cada participante.

La integración de todos los conceptos mencionados en este inciso conformará tu programa de capacitación.

4. Ejecuta el Programa de Capacitación

Antes de iniciar con las sesiones, asegúrate de difundir el programa de capacitación entre todos los actores involucrados. Sensibiliza al equipo directivo sobre la importancia del programa y el patrocinio requerido para su ejecución y asegúrate de comunicar a los empleados los beneficios de capacitarse. Asimismo, revisa que toda la infraestructura y aspectos logísticos estén preparados.

5. Evalúa los resultados alcanzados

El análisis de las evaluaciones realizadas por cada participante durante la ejecución del programa te permitirá conocer la percepción del personal referente al contenido y al proceso en general y el aprendizaje obtenido por cada participante. Lo anterior te dará los insumos necesarios para plantear la necesidad de impartir un ciclo de refuerzo; o bien posibles mejoras al proceso en aplicaciones posteriores. Asimismo, a mediano- largo plazo deberás evaluar el impacto de la capacitación mediante los indicadores de gestión de los procesos considerados por el plan para medir la mejora del rendimiento, seguridad y satisfacción laboral en la organización a causa de las acciones impartidas.

Conclusión

Los 5 pasos para diseñar un Plan de Capacitación. La capacitación es una de las inversiones más rentables que puede realizar una empresa. Una planificación adecuada del componente humano en una organización requiere de una política de capacitación permanente. Los jefes deben ser los primeros interesados en su propia formación y los primeros responsables en capacitar al personal a su cargo. Así, los equipos de trabajo mejorarán su desempeño.

El éxito o fracaso de este proceso, dependerá en gran parte del diseño y ejecución del plan de capacitación que utilices para transmitir los conocimientos o habilidades que quieres desarrollar. En Coacharte te ayudamos a generar el plan perfecto para alcanzar los objetivos de tu empresa.

5 pasos para diseñar un Plan de Capacitación, este y otros artículos más referentes al tema de Capacitación, puedes encontrarlos en nuestro blog ¡Visítanos!

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El éxito en la implementación de una nueva tecnología para administrar los procesos de negocio requiere de una efectiva gestión del proyecto. Una adecuada capacitación en el uso de la herramienta tecnológica y un plan de comunicación que acompañe la adopción y el dominio del nuevo sistema.

Introducción.

Bajo el entorno actual de competitividad, una empresa tiene que estar constantemente desarrollando innovaciones y adaptándose a los frecuentes cambios del mercado.

En este sentido, la adopción de nuevas tecnologías representa una parte esencial en el aumento de la eficiencia operativa y de la productividad.

A continuación, se describen los conceptos clave que debemos tomar en cuenta para que un proyecto de implementación tecnológica se desarrolle de manera exitosa.

Gestión del Proyecto.

Al proceso de dirigir y controlar un proyecto de principio a fin se le conoce como “Gestión de Proyectos”. El Project Management Institute (PMI) lo define como:

“La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a una amplia gama de actividades para satisfacer los requisitos de un proyecto en particular”. 

Por tanto, para asegurar una gestión adecuada y aumentar la probabilidad de éxito en la implementación de una nueva tecnología, es recomendable contar con una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO).

La PMO es responsable de conseguir los objetivos preestablecidos mediante la aplicación de metodologías que permitan planificar, ejecutar y controlar las actividades que integran el proyecto en el tiempo, costo y alcance acordado.

Capacitación.

La capacitación en el uso de las nuevas tecnologías, especialmente las relacionadas con la automatización, se ha convertido en una necesidad para todas las empresas. La capacitación del personal debe estar enfocada a la adquisición de conocimientos y competencias que requiere la operación de los nuevos activos tecnológicos. 

Parte integral del proyecto es el plan de capacitación a desarrollar y ejecutar; el cual deberá cubrir la formación necesaria para preparar a los usuarios finales para la ejecución de procesos en la nueva plataforma.

Comunicación.

De acuerdo con la experiencia de Coacharte, el diseño e implementación de una estrategia de comunicación es crítica para asegurar el éxito de todo proyecto. Contribuye directamente a mitigar los riesgos más comunes en una iniciativa de esta naturaleza y fomenta la identificación y apropiación en sus participantes.

Una estrategia de comunicación efectiva debe siempre estar orientada a posicionar la idea del cambio y de los beneficios que de éste se derivan. Esto permite vencer la resistencia natural al cambio y lograr que éste se perciba como algo positivo.

Elaborar y difundir un plan de comunicación ayuda a determinar la manera en que se hará llegar el mensaje del cambio para obtener resultados esperados. Lograr el involucramiento de todos los actores clave para asegurar el éxito del proyecto.

Conclusión.

El éxito en la implementación de un proyecto de adopción de nuevas tecnologías no solamente recae en su planificación y ejecución. Debe de contar desde un inicio con objetivos claramente definidos y alcanzables según el tiempo y el presupuesto.

Es necesario desarrollar un plan de capacitación para que el personal conozca la nueva tecnología adquirida y la adopte en sus actividades laborales. Lo anterior, aunado a una comunicación eficaz a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto entre todos los actores involucrados. 

Si quieres conocer más sobre este tema y la importancia de la Alineación Organizacional visita nuestro blog, en donde encontrarás artículos relacionados con La Nueva Normalidad y lo que esto ha desencadenado en las organizaciones.

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Uno de los principales desafíos a los que nos enfrentamos a raíz de la emergencia sanitaria es la modificación a nuestra forma de trabajo habitual. No solo nos ha generado un impacto en lo personal, sino también en lo económico y profesional.

La realidad es que nadie estaba preparado para lo que hemos venido enfrentando, lo cierto es ¿Qué vamos a hacer a partir de esto? es decir ¿Cómo desaprender para volver a aprender?

Tip’s para capacitación en tiempos de crisis.

Aquí te comparto algunos tips que me han funcionado para llevar a cabo una capacitación efectiva

• Comparte la responsabilidad: Es decir no cargues con todo, recuerda que, aunque la planeación y gestión es tu responsabilidad como equipo de Gestión del Cambio; el equipo funcional también es pieza clave, en ellos recae la responsabilidad de los contenidos de aprendizaje y la transferencia de conocimiento a usuarios finales.
• Define el método de entrega de la capacitación: Valida todas las variables, tipo de audiencia, dispersión geográfica, volumetría de capacitación, horas de capacitación, materiales, etc. 
• Guía al equipo y define roles y responsabilidades: Debes ser un facilitador para el equipo, establece un vínculo de confianza y se empático y congruente. Define las responsabilidades de cada rol y asegúrate de ser claro en transmitir la importancia de cada una.
• Involucra a los líderes: Siempre es importante contar con su patrocinio y alineación previo, durante y posterior al periodo de capacitación.
• Define herramientas de gestión y coordinación: Establece los documentos de trabajo y asegúrate de que todos los involucrados los entiendan.
• Establece un plan de capacitación: Identifica, en conjunto con el equipo funcional, a las audiencias y construye los contenidos de capacitación.
• Establece periodos extraordinarios para reforzamientos y o dudas: Es necesario tener un tiempo extra para reforzar lo aprendido y dar mayor confianza a tus audiencias.
• Define un seguimiento continuo: Considera un puntual seguimiento para que revises los avances y tengas oportunidad de coordinar acciones secundarias o de reforzamientos.
• Define métricas de efectividad: Es importante que evalúes tanto el proceso como la entrega de capacitación y la reacción de tus audiencias.
• Establece un plan de comunicación: Tener un plan que refuerce cada una de las etapas de capacitación y ayude a dar claridad y certidumbre a las audiencias.

Enfrentando la nueva normalidad.

Tomando como referencia el modelo de Kurt Lewin acerca del modelo de cambio organizacional, es trascendental crear conciencia de la necesidad de cambiar. Sobre todo en este momento que enfrentamos a nivel mundial, el cual será un parteaguas para todas nuestras actividades.

Definitivamente no tenemos mayor opción que adaptarnos a todo lo que está sucediendo, tal como lo indica la curva del cambio de Kübler Ross o las etapas del duelo. Emocionalmente pasamos por diferentes estados de ánimo, desde el shock o crisis, la negación, el enojo, la depresión, la resignación y finalmente la negociación, aceptación y aprendizaje. A este periodo según Lewis lo conocemos como “descongelar”, es decir, la gente tendrá que conocer y adaptarse a los nuevos procesos.

“Desaprender para volver a aprender”.

Habrá una curva de aprendizaje, en el inter seguramente cometeremos errores, nos toparemos con resistencias, miedos, incredulidad, incertidumbre y recelo, pero el secreto estará en como transitaremos el camino del cambio.

Debemos acompañar a nuestra gente, sensibilizarlos, escucharlos, entender de donde vienen sus preocupaciones, resistencias o miedos para entonces apoyarlos en su proceso de cambio, cabe decir que éste será efectivo hasta lograr una estabilidad. En ese momento podremos decir que hemos logrado la segunda etapa del modelo de Lewin “cambiar” y una vez que esto suceda pasar a la tercera y última etapa, “congelar”.

Debemos hacer que el aprendizaje adquirido se viva como el nuevo presente, reforzando continuamente los nuevos procesos, las nuevas prácticas y ser sensibles que esta etapa es finita hasta que se presente un nuevo cambio que nos haga enfrentar una nueva normalidad.

Conclusión.

No todos los proyectos son iguales y en consultoría siempre decimos, “el siguiente promete ser un mayor reto”; constantemente nos enfrentamos a un sin número de variables que los hacen más interesantes y nos llevan a innovar, crear e intentar nuevas formas de hacerlo.

Personalmente estos pasos o tips me han funcionado para iniciar el proceso de capacitación, pero es una realidad que NUNCA es lo mismo; para los que nos dedicamos a la consultoría sabemos que cada proyecto es una gran escuela que nos deja todo un bagaje de experiencias y un mayor aprendizaje, lo que nos permite hacer un traje a la medida. Además, debemos tener presente el cómo hacer una capacitación de proyecto efectiva vía remota

No podemos olvidar que trabajamos con personas y debemos considerar que cada uno lo estamos viviendo de manera diferente, debemos hacer un alto en el camino y darnos tiempo de conocer el impacto para de ahí partir y definir una estrategia efectiva.

En Coacharte creemos en la transmisión de conocimiento y en el acompañamiento a los profesionales para potencializar sus habilidades. Nosotros queremos ayudarte a logar los objetivos de tu empresa. Contáctanos para brindarte el apoyo que necesitas: https://coacharte.mx/.

Sin duda la capacitación en implementaciones o proyectos de cambio tecnológico siempre ha sido un gran reto, es muy difícil satisfacer las expectativas de todos y lograr una efectividad al 100%, y ahora representa un reto aún mayor siendo vía remota.

En la mayoría de las implementaciones me ha tocado ver como el mismo equipo de proyecto minimiza el esfuerzo de capacitación. En su mayoría piensan que es algo rápido y que podemos trabajar en simultaneo con otras actividades, las respuestas siempre son las mismas: ya no tenemos tiempo y salimos en la fecha acordada; haz algo para que eso suceda y ajusta tus tiempos; ya pueden empezar a hacer los materiales; no necesitas que terminen las pruebas, entre otras cosas.

Introducción.

Definitivamente tenemos que concientizar no solo al equipo que lidera el cambio, sino también a la misma organización. La mayor parte de las veces los colaboradores o sus líneas de mando priorizan la operación diaria Vs la capacitación, sin embargo, no se dan cuenta que es uno de los pilares más importantes en una implementación.

Es sorprendente la cantidad de tareas que se deben realizar para poner a disposición el conocimiento a todos los impactados por el cambio; desde la planeación, diseño, coordinación, construcción, hasta la puesta en marcha, el seguimiento y cierre, se vuelven cruciales para dar el banderazo de salida y contribuir en el éxito de la implementación.

El reto de la capacitación remota.

Desde mi punto de vista el principal reto radica en la efectividad, ¿Cómo lograr el éxito? Es la mayor interrogante, lo cierto es que no podemos asegurarlo, eso lo hace aún más complejo, y mi respuesta es: asegúrate de hacer una buena planeación, diseño, construcción y seguimiento y confía en la ejecución. 

Cabe mencionar que es una responsabilidad compartida y todos debemos ser conscientes de ello, sensibilizar a todos los involucrados se vuelve una actividad necesaria. Debemos ser oportunos y claros en los mensajes y acompañar a la organización en el proceso, confiar en que los usuarios autogestionen su aprendizaje y el equipo de capacitación de seguimiento a dicha ejecución y mida la efectividad de manera periódica.

También es necesario estar sensibles a que en la organización tenemos diferentes generaciones y algunas están más familiarizadas con la tecnología que otras. Lo hemos visto en redes sociales, hay personas que realmente están sufriendo por no entender cómo funcionan las aplicaciones o herramientas. Ese es un punto clave que debemos considerar en la planeación.

La importancia del liderazgo y la comunicación en la capacitación.

Las organizaciones en gran parte se mueven a través de lo que hacen los líderes, a la definición de estrategias y establecimiento de objetivos para buscar el máximo rendimiento de la empresa.

El involucramiento de la alta dirección también es un componente crucial ya que a través de su persuasión y motivación instalaremos el sentido de urgencia en la audiencia, fomentando su participación en los eventos de capacitación.

Los líderes son los primeros que deben creer en los proyectos y promover dentro de sus colaboradores la aceptación. Sobre todo, la adopción del cambio para lograr así, una nueva forma de trabajo que permita un crecimiento para todos. Deben ser congruentes y mantenerse cercanos y al pendiente del proceso. Deben patrocinar el cambio de principio a fin, apoyar tanto al equipo de proyecto como a la organización, manteniendo los tiempos asignados para el entrenamiento.

¿Y qué papel juega la comunicación en todo esto? Recordemos que la comunicación es básica e indispensable para cualquier relación, para un proyecto es vital que esta sea clara, pero sobre todo oportuna ya que todo comunica, tanto lo que decimos como lo que no decimos. Es indispensable hacer un plan y organizar que tipo de información compartiremos, a quién irá dirigida y cuando, de esta manera despejaremos dudas y daremos certidumbre de lo que estamos haciendo, para qué lo hacemos y que sigue. Es importante cuidar los canales y/o medios de comunicación. Nunca olvidar incorporar la información cara a cara, si bien el apoyo de la tecnología nos permite mayor alcance y eficiencia, la comunicación cálida se transmite solamente entre personas.

Conclusión.

La capacitación y comunicación generalmente han sido muy criticadas. Para algunos nunca será suficiente, ni oportuna y lo más triste es que muchos creen saber qué y cómo hacerlo. Debemos aprender a lidiar con eso y con los resultados. Demostrar el por qué ambas son indispensables en un proyecto y más si la gestión debe ser remota.

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