En algún momento, todos nos hemos preguntado cómo mejorar nuestro rendimiento en el trabajo. ¿Por qué? Pues porque, a veces, la pila de pendientes va en aumento y no vemos cómo podremos cumplir con todo, a menos de que podamos mejorar nuestra administración del tiempo y, con ello, nuestra productividad y eficiencia.

Veamos si te identificas con la siguiente situación: estás sentado ante tu escritorio y, de pronto, en la pantalla de tu computadora aparece el recordatorio para la junta de las doce. Miras el reloj perplejo. ¿Las doce? ¡No es posible! Con un nudo en el estómago corroboras que, en efecto, el reloj no está mintiendo. No sabes qué sucedió, pero el reporte no está listo, la llamada aquella sigue pendiente, no conseguiste la información que querías ni solucionaste ese problemilla pendiente.

¿Qué ocurrió? ¿A dónde se fue tu tiempo?

La trampa de los distractores

Lo que quizá hiciste fue tomar tu teléfono para buscar el número de la persona a la que debías llamar. Entonces, notas que en el Whats tenías un montón de mensajes sin ver. Casi sin pensar, lo abres y te enteras que unas mamás de la escuela de tus hijos quieren boicotear a la maestra de español porque es estricta; que necesitas seguir los pasos que manda el de TI para actualizar tu licencia de Office y que en tu colonia están organizando una campaña de reforestación.

Todos esos temas te interesan; después de todo, no quieres que corran a la maestra. Sí, es estricta, pero tu hijo ha aprendido bastante y ella es el tipo de profesor que dedica su recreo a jugar futbol con sus alumnos. Lo del Office también, porque no quieres quedarte sin poder trabajar de repente. ¡Y la campaña de reforestación es tan necesaria! Justo el otro día comentabas con tu pareja lo desagradables que son los efectos del cambio climático…

De alguna forma, te dedicaste a todo y concretaste muy poco. Ahora, la junta está por empezar y no has avanzado con los dichosos pendientes. Mientras caminas hacia la sala con paso redoblado, te prometes a ti mismo que algo va a cambiar. Pues bien, estás en el lugar correcto porque vamos a darte muchos tips para lograr una mejor Administración del Tiempo, también llamada Gestión del Tiempo u Organización del Tiempo. Empecemos con lo básico.

Gestión del tiempo: ¿qué es y para qué sirve?

El tiempo es un recurso precioso, pero nunca parece ser suficiente. Por eso mismo debemos ser muy conscientes de cómo lo estamos manejando. Una buena idea es dedicar unos días a hacernos una auditoría a nosotros mismos. ¿Cómo ocupamos nuestro tiempo? ¿En qué lo desperdiciamos? La adecuada gestión del tiempo implica planear y controlar el tiempo que invertimos en diversas actividades de modo que aumente nuestra productividad, eficiencia y eficacia.

A la larga, una buena administración del tiempo nos ayudará a:

• Reducir el estrés.
• Aumentar la confianza en nuestras habilidades.
• Conseguir múltiples objetivos.
• Minimizar la procrastinación.
• Aprender a priorizar.
• Lograr más en menos tiempo.

Suena tentador, ¿cierto? Ahora veamos consejos específicos.

¿Cómo administrar mejor el tiempo?

Ya sea en el trabajo o en tu vida diaria, hay varias cosas que puedes hacer para aprovecharlo mejor. La lista que te presentamos a continuación podrá servirte de guía:

• Ponte recordatorios para todas tus tareas, pero antes es importante que las priorices. Hay distintas formas de hacerlo: puedes usar la matriz de Eisenhower, que ayuda a diferenciar entre las tareas urgentes vs las no urgentes e importantes vs no importantes. O aplica el análisis Pareto para identificar el 20% de las acciones que serán responsables del 80% de tus resultados. Conoce más del tema aquí.
• Coloca tus tareas y tu tiempo en bloques que te ayuden a atacarlas de forma más eficiente. Puedes usar la técnica Pomodoro o una app como Focus Keeper. No olvides programar períodos de descanso para recargar la batería con frecuencia.
• Planea, apóyate en herramientas como agendas y alarmas. Establece metas diarias, pero sé realista con los plazos. No procrastines.
• ¿Recuerdas los bloques de actividades que agrupaste por razones prácticas? Perfecto, es tiempo de ponerles un límite de tiempo a cada uno. Acuérdate de programar lo más difícil para las horas en las que estás más fresco y con energía.
• Prepara el entorno para que trabaje a tu favor. El orden te ayudará a evitar pérdidas de tiempo. Piensa cómo bloquear las distracciones que identificaste en tu auditoría (algunas de ellas pueden ser el teléfono, las reuniones, los correos, las redes sociales). Busca soluciones prácticas, por ejemplo, puedes usar apps o simplemente dejar tu teléfono encerrado en algún cajón mientras realizas aquello que requiere más concentración.
• Establece una rutina. Las rutinas nos ayudan a hacer cosas de manera automática, liberando nuestra atención para enfocarla en nuestros objetivos.
• Enfócate en una cosa a la vez. Con el paso del tiempo, se ha visto que el multitasking no es tan eficiente como se pensaba.
• Prémiate de tanto en tanto: una corta caminata, llamar a algún amigo o familiar, meditar unos minutos o escuchar un fragmento de un podcast pueden darle a tu cerebro el descanso que necesita.
• Evalúa cómo te fue en tu día y decide si hay cosas que debes mover u organizar de forma distinta para conseguir un mejor resultado.

Estas son recomendaciones comunes para atacar el problema. Quizá implementar todo al mismo tiempo puede ser complicado, pero puedes empezar con unos pocos puntos. Sé constante, cuando empieces a ver resultados, te motivarás a hacer más. Ahora bien, también es importante mencionar que, a pesar de todos nuestros esfuerzos, no podemos hacerlo todo. Por ello es importante saber cuándo delegar o desechar alguna actividad que no aporta en tu rutina.

Comentarios finales acerca de la Administración del Tiempo

Ciertamente, no hay fórmulas infalibles para administrar el tiempo que apliquen para todos y cada uno de nosotros. Analiza tu personalidad y estilo de vida y encuentra el sistema que te funcione mejor según tus planes y prioridades. Y recuerda, ésta es una de las habilidades altamente valoradas en el ambiente laboral.

Por otra parte, si sientes que estas técnicas serían de utilidad en tu empresa, podemos apoyarte a organizar un taller que te ayude a ti y a tus colaboradores a profundizar en este u otros temas, siempre en busca de optimizar el rendimiento de todo el equipo. Te invitamos a leer el artículo “Coaching organizacional para detonar el crecimiento de tu empresa“.