Resumen

Análisis de impacto: ¿cualitativo o cuantitativo? En el ámbito de Gestión del Cambio cobra una gran relevancia en la implementación de un proyecto; ya que nos permite dimensionar el esfuerzo en términos de Capacitación, Liderazgo y Comunicación; así como tener visibilidad del impacto que tendrá la organización y aquellas acciones que deberán tener una continuidad a través de Capital Humano.

El impacto de cambio

El análisis de impacto; es un estudio detallado de las actividades de un proceso que serán modificadas derivadas del cambio; las cuales pueden ser de bajo, medio o alto impacto, modificando en algunos casos los roles y responsabilidades; el uso de nuevas herramientas, equipos, maquinarias, tecnologías, por lo que sea necesario adquirir nuevas competencias y/o habilidades.

Se deben realizar actividades de preparación, en donde se definirán los participantes directamente en la identificación del impacto; desde los expertos de negocio, capital humano, control interno, seguridad, procesos, etc. Por supuesto tener claros los objetivos, metas y alcance. Definir la mecánica para realizar la identificación, considerando: lugar, tiempo, agenda, participantes, mecánica de ejecución y herramientas para llevar a cabo el levantamiento de información.

Una vez iniciado el levantamiento de información es importante la participación de todos los involucrados; considerando cada una de las actividades del proceso. Describir qué se hace, cómo se lleva a cabo, quién lo realiza (puesto / persona), a través de que herramienta, documento, etc. A esto se le conoce como la definición del “As is” (cómo se hace actualmente).

Se describe de acuerdo al nuevo modelo la definición del “To be” (cómo se hará en un futuro). En dicha descripción se debe considerar el detalle de la actividad, cómo se llevaría a cabo, a través de que instrumentos y quién debería de realizarlo.

Es importante mencionar que por cada actividad se deberá documentar si ésta es nueva, cambia, permanece igual o se elimina, para determinar el impacto; que puede clasificarse entre alto, medio o bajo respectivamente.

¿Qué va a impactar el cambio?

Otro punto clave es saber en qué va a impactar el cambio, ya sea en el proceso, en la tecnología, herramientas, en el rol o responsabilidades. Para de esta manera facilitar el análisis y determinar por proceso el nivel de impacto del cambio. Cada organización define la mecánica que mejor satisfaga sus necesidades para realizar el levantamiento de información y así determinar el impacto.

Es fundamental tener visibilidad de cómo estos cambios impactaran a las personas para que el equipo de Gestión del cambio pueda definir la mejor estrategia que permita la adopción y adaptación del mismo.

Un adecuado manejo de resistencias a través de la sensibilización y comunicación, sin perder de vista el liderazgo, ya que esta es la pieza clave del cambio. Un liderazgo visible, alineado y enfocado al logro de los resultados.

Conclusión

El análisis de impacto en un proyecto es estratégico, nos da la posibilidad de advertir a nuestros clientes sobre lo difícil o fácil que será el compromiso e involucramiento de las personas que se verán afectadas/beneficiadas por los cambios definiendo las mejores estrategias; para informar, comunicar, concientizar, preparar y soportar el cambio previo, durante y posterior a la implementación del proyecto.

Cómo Gestión del cambio no podemos perder de vista a las personas, que son el principal eslabón en la cadena; de nada nos serviría estar dotados con las mejores herramientas tecnológicas y los procesos diseñados con base a las mejores prácticas si no logramos convencer a las personas, las apoyamos para su adopción y adaptación, haciendo del to be, su nuevo presente.

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