Introducción.

Implementar Home Office es una decisión que impacta en los procesos internos, la cultura organizacional y en el desempeño de sus colaboradores. Por lo que, para tomar decisiones respecto a cómo implementar el trabajo colaborativo a distancia, se requieren diversos enfoques para abordar la estrategia.

Identificar los procesos clave y determinar el impacto del trabajo a distancia en ellos.

Hay actividades que no estarán sujetas a esta modalidad. Pero habrá algunas que requieran un análisis detallado de procesos punta a punta. En otras palabras, quizá una mezcla entre trabajo presencial y remoto sea una buena opción. Sin embargo también, hay que tomar en cuenta las actividades que sólo sean sujetas a esta nueva modalidad.

Considerar integralmente el impacto del cambio.

El trabajo a distancia no se trata solamente de personas y procesos, la cultura organizacional tendrá un impacto significativo. Por lo que, es sustancial analizar el impacto en la gobernabilidad de las decisiones, el liderazgo, los modelos de coordinación, la evaluación del desempeño y todas las variables relacionadas.

Planificar la adopción en fases.

En caso de ser viable, tomar un proceso a la vez de manera integral con tácticas de sensibilización, capacitación, comunicación y medición de resultados. Esto llevará a una supervisión constante en su adopción y podrá mitigar eventos no previstos, retrasos y dar visibilidad. Lo que dará como beneficio en el caso de modificar los procedimientos o roles para una mejor toma de decisiones.

Implementar herramientas para la productividad.

Pensar en el trabajo a distancia utilizando las aplicaciones tradicionales de oficina, podría no ser muy conveniente. El teletrabajo requiere software colaborativo en tiempo real, que permita acceder a la información en la nube y con disponibilidad de 24 x 365.

Capacitar y reforzar la capacitación.

Cualquier ajuste en la manera de trabajar requiere de acompañamiento constante para verificar que todo el proceso esté correctamente implementado. En algunos casos habrá que alinear nuevos procedimientos. En otras se requerirá de una instrucción detallada para el uso de nuevas herramientas o sistemas. Reforzar las áreas de ”help desk” será importante.

Documentar el aprendizaje en la organización.

Al tratarse de un ajuste que impacta ampliamente en la cultura de la organización, es primordial que todo el conocimiento y lecciones aprendidas queden documentadas.

Conclusión.

Los enfoques presentados son enunciativos más no limitativos, estos son acorde a la experiencia y los resultados que hemos obtenido en las diferentes implementaciones.

Es importante considerar que la modalidad de home office o trabajo a distancia es algo que ha iniciado y llegó para quedarse, de ahí la importancia de saber no solo como implementarlo, es vital el dar seguimiento al trabajo a distancia.

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