Las organizaciones son sistemas complejos. Nacen y se desarrollan al igual que los organismos vivos y continuamente deben adaptarse a la realidad circundante para crecer y avanzar hacia sus objetivos. Varios de sus elementos como la misión, visión, estructura y cultura influyen en la forma en que los individuos que las conforman se relacionan y organizan. En este artículo nos enfocaremos en la estructura organizacional ya que es mucho más que un organigrama. Hay que prestarle atención, pues tiene un papel determinante en los métodos y los procesos de la institución, aumenta la eficiencia, ayuda a establecer la rendición de cuentas y demás.

Por ello, de tiempo en tiempo, hay que detenerse a pensar: ¿en qué momento de vida está mi organización? ¿Cuáles son las características del ambiente en el que está inmersa? ¿Su estructura actual apoya u obstaculiza la consecución de nuestros objetivos?

¿Qué es la estructura organizacional ?

Las organizaciones exitosas tienen una estructura organizacional que define el trabajo de cada empleado e identifican con claridad la manera en la que esta labor aporta al todo. Dicha estructura indica la jerarquía dentro de la empresa y la dirección que deben tener las actividades para la consecución de los objetivos. Ayuda a mantener la eficiencia y el enfoque; aporta claridad a todos los miembros de la organización.

No existe una estructura ideal, todo lo contrario, dependiendo de sus características muy particulares cada empresa debe tener la estructura que mejor le funcione. Y son los líderes con más experiencia quienes deben darse a la tarea de determinar el tipo de organización que más le conviene según su giro, su cultura y la industria a la que pertenece.

¿Cómo se conforma?

Los elementos clave que conforman la estructura organizacional son:

1. La definición de los puestos, las tareas y las responsabilidades.
2. La división de los departamentos; es decir, la forma en la que se coordina el trabajo.
3. La forma de delegar.
4. La cantidad de control que se ejerce sobre las actividades y las personas.
5. La línea de mando – el número de personas que le reportan a los gerentes.
6. Las reglas y los roles.
7. La forma en la que la información fluye al interior de la empresa.
8. Los puestos en los que recae la toma de decisiones.

La forma en la que se combinan estos elementos trae como consecuencia el tipo de estructura organizacional en específico. En un artículo, Forbes Advisor nos describe algunos de ellos:

Tipos de estructura organizacional, pros y contras

• El funcional o basado en roles es uno de los más comunes. La autoridad es centralizada: la jerarquía, vertical; las funciones y roles están claramente definidos. Este tipo de estructura facilita la especialización de los colaboradores y es fácil ver con quién escalar y en quién recae la responsabilidad. Pero por otro lado, puede resultar demasiado rígida, impedir el crecimiento o propiciar que la comunicación entre departamentos no sea fluida.
• Algo parecido ocurre con la estructura basada en el producto o en el mercado. Misma jerarquización, verticalidad y demás, pero el foco no recae en los roles y funciones. Esta estructura puede ayudar a las compañías que tienen varias líneas de productos, pero es muy importante cuidar la comunicación entre los equipos y que no haya muchas funciones duplicadas.
• La estructura geográfica se parece a la anterior y puede servir a las empresas presentes en varios países o zonas. Es buena porque toma en cuenta las características de cada localidad, como cultura, idioma, etc, pero tiene las mismas desventajas y peligros (funciones duplicadas, rivalidad…).
• La estructura basada en procesos (investigación y desarrollo, cobranza, servicio al cliente, etc) sigue el ciclo de vida del producto o servicio. Puede ayudar a aumentar la eficiencia, especialización y trabajo en equipo, pero puede crear barreras entre dichos equipos a menos de que la comunicación se cuide.

Existen más tipos, como la circular, la de matriz y la orgánica, mas, por cuestiones de concreción no ahondaremos en ellas. Puedes leer de ellas directamente en el artículo mencionado, así como ver la representación gráfica de cada una.

¿Qué factores afectan a la estructura organizacional?

Son muchos los factores que cierta estructura sea más o menos adecuada para una organización, pero los fundamentales son:

• El tamaño de la empresa.
• Su momento en el ciclo de vida. ¿Acaba de nacer? ¿Es una empresa joven o ya madura?
• Las estrategias que la organización utiliza para posicionarse en el mercado. ¿Se está apostando a la diferenciación o se busca ofrecer un producto que ofrece un mejor costo-beneficio?
• El ambiente político-legal, sociocultural, económico e incluso las condiciones naturales en las que existe la compañía.
• La tecnología disponible.

Si quieres ahondar más en este tema, puedes consultar este enlace.

¿Cómo influye la estructura organizacional en los proyectos?

Si te estás preguntando si la estructura organizacional influye en los proyectos, la respuesta es un rotundo “sí”. Se ha visto, por ejemplo, que la estructura organizacional incide en el éxito que tengan o no ciertos proyectos de innovación.

La razón es que ésta determina los recursos que serán asignados a cada proyecto, los métodos de comunicar los objetivos y las tareas, la cantidad de reglas a seguir, la libertad de acción y decisión que tendrá el project manager y otros aspectos que están directamente relacionados con la gestión de las actividades. Es más, incluso dentro de cada proyecto existe una estructura que define la jerarquía, la autoridad, las funciones de cada participante y la forma de reportar los resultados.

¿Cuándo debe cambiarse?

Por todo lo expuesto anteriormente, si algo se siente “atascado” en tu empresa, vale la pena hacer un alto y revisar qué cambios ha habido en los factores que inciden en la organización, los roles y equipos y la alineación de las tareas con el plan estratégico. Es muy importante que consideres cómo está fluyendo la comunicación ya que, como vimos, es un elemento esencial para fomentar la colaboración y eficiencia.

Si piensas que tu empresa necesita un ajuste en su estructura, pero no sabes por dónde empezar a evaluar podemos ayudarte. Te recomendamos este artículo que trata del cambio en las organizaciones. También podemos apoyarte con talleres de comunicación o proyectos de gestión del cambio.

Recuerda, en Coacharte buscamos ser los aliados estratégicos de tu empresa.