La digitalización empresarial se ha convertido en un factor clave para el éxito de las pequeñas y medianas empresas (PyMES). Debido a la transformación que trajo el internet en los hábitos de clientes y consumidores, ya no se le ve como algo deseable en el futuro, sino como una necesidad actual. En este artículo, exploraremos qué es la digitalización empresarial, los beneficios que aporta a las PyMES, los factores clave para su éxito, las herramientas más utilizadas y una recomendación sobre el mejor sistema ERP (Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales).

¿Qué es la Digitalización Empresarial?

La digitalización empresarial se refiere a la incorporación de tecnologías digitales a los procesos principales de una empresa. No basta tener computadoras y usar hojas de Excel para hacer facturas o llevar el control del inventario. Va más allá, y un punto esencial es tener un registro único de datos. Gracias a ello las cosas se hacen más rápido y con menor margen de error, se pueden tomar decisiones más rápidas y certeras, impactando así, de manera positiva, en la eficiencia de la empresa.

Para hablar de una digitalización real hay que hacer uso de algún software que ayude a integrar las actividades esenciales de la operación de la empresa como pueden ser manufactura, ventas, compras, contabilidad, recursos humanos, etc. También implica recopilar y analizar datos para generar reportes, pronósticos, gráficas y otras herramientas que ayuden a tomar decisiones más acertadas.

Beneficios para las PyMES

La digitalización aporta numerosos beneficios a las PyMES, incluyendo:

1. Eficiencia Operativa: La automatización de tareas repetitivas y la gestión eficiente de procesos aumentan la productividad.
2. Reducción de costos: Se optimizan recursos, se evitan errores, se elimina la duplicación de tareas y, por lo tanto, se aumenta la eficiencia.
3. Toma de Decisiones Informada: La recopilación y análisis de datos proporciona información valiosa para tomar decisiones estratégicas.
4. Mejora en la Experiencia del Cliente: La digitalización permite una comunicación más rápida y personalizada con los clientes.
5. Competitividad: PyMES digitalizadas son más ágiles y pueden competir en un mercado global.

Factores Clave para el Éxito

Para que la digitalización empresarial sea exitosa en una PyME, se deben considerar los siguientes factores:

1. Compromiso de la Alta Dirección: la dirección debe liderar el proceso de digitalización y estar comprometida con su éxito. Habrá de cuidar la comunicación antes y durante el proceso para dar certidumbre a los colaboradores.
2. Evaluación de Necesidades: identificar las áreas que requieren digitalización y establecer objetivos claros.
3. Selección de Tecnología Adecuada: elegir las soluciones tecnológicas integrales que se adapten a las necesidades específicas de la empresa de modo que los procesos digitales aporten el máximo valor.
4. Transformación de la cultura empresarial: de modo que se vea a la tecnología como una aliada.
5. Formación y Capacitación: proporcionar capacitación adecuada a los empleados para que puedan utilizar las nuevas tecnologías de manera efectiva.

Herramientas más Utilizadas

En el proceso de digitalización empresarial, se utilizan una multitud de herramientas, pero las más difundidas son:

1. Soluciones contables.
2. Almacenamiento y acceso a datos en la nube.
3. Gestión de gastos.
4. Recopilación y análisis de datos.
5. Atención al cliente (CRM por sus siglas en inglés – Customer Relationship Management).
6. ERP.

El Mejor ERP para tu PyME

El sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) ayuda a operar todo el negocio: incluye las áreas de finanzas, recursos humanos, servicios, cadena de suministros, manufactura y demás. Centraliza la información que genera la empresa en una base de datos única y también centraliza el control. Por eso, la elección del ERP adecuado es esencial.

Los ERPs más conocidos son SAP y Oracle, aunque uno que se destaca para PyMES es Zoho, conocido por su facilidad de uso (se puede accesar incluso desde un teléfono inteligente), escalabilidad (ofrecen más de ochenta aplicaciones para empresas como: finanzas, reclutamiento, gastos, CRM, firma de documentos en línea, etc., pero el cliente sólo adquiere las que necesita) y, lo mejor de todo, sus módulos pueden personalizarse a las necesidades del cliente.

En conclusión, la digitalización empresarial es esencial para el crecimiento y la competitividad de las PyMES. Al adoptar estas tecnologías de manera efectiva y considerando los factores clave para el éxito, las PyMES pueden transformarse y prosperar en la era digital.

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