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WBS (Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) por sus siglas en español, es una herramienta para organizar un proyecto en partes o niveles entregables, de forma escalonada y progresiva, de manera sencilla y visualmente clara.  Dicho de otra manera, el WBS o EDT es la hoja de ruta eminentemente visual y detallada de un proyecto.

La base de un WBS Work Breakdown Structure es la comprensión del proyecto completo, analizando las partes que lo componen y clasificándolas en base a su relevancia. De esta manera, aunque existen distintos niveles en base a las prioridades y distintas unidades de trabajo, en un WBS es necesario establecer por lo menos dos niveles. A continuación, te presentamos un ejemplo de un WBS.

¿Cómo crear un WBS Work Breakdown Structure?

• Describe a detalle el entregable o producto final.
• Desglosa el proyecto a detalle en todas las posibles áreas y tareas a realizar.
• Establece el orden y prioridad de cada área y tarea.
• Revisa y elimina tareas duplicadas.
• Crea un mínimo de dos niveles para cada rama del proyecto.
• Asigna responsables y presupuestos a cada área.
• Indica fechas de finalización para cada área y tarea.
  

Ventajas al elaborar un WBS Work Breakdown Structure:

Un Project Manager experimentado, sabe que muchas cosas pueden salir mal en un proyecto, sin importar qué tan detalladamente se planea y se ejecuta. Errores y fallas se deben a un WBS Work Breakdown Structure inexistente o muy pobremente realizado. A continuación, te compartimos algunas ventajas que conlleva el trabajar con un WBS:

• Principalmente se observa a detalle el proyecto: sus componentes, participantes, tiempos, secuencias, alcances y entregables finales.
• También identificamos a los equipos que intervienen en el proyecto, asignándoles tareas y sub-tareas claras a cumplir en tiempos específicos.
• Se define la estructura en niveles jerárquicos, identificando a los participantes clave.
• Así mismo, nos ayuda a monitorear los avances del proyecto: dónde estamos hoy, cuánto falta para lograr el objetivo.
• Se visualiza fácilmente que áreas presentan retrasos y cómo se interconectan unas áreas con otras.
• Se definen estimados de costos y tiempos para las áreas involucradas como mano de obra, materiales, etc.
• Se tiene una mejor idea de lo que funciona y lo que no funciona para hacer modificaciones a tiempo.
• Se optimiza el tiempo, el dinero y los recursos humanos.
• Finalmente, se contará con un calendario de trabajo más organizado y realista.

Top 3 de herramientas WBS Work Breakdown Structure en línea:

Mientras más complejo sea tu proyecto y más personas participen en él, mejor será contar con herramientas digitales en línea. Utilizar un software para gestión de proyectos, es un multiplicador de fuerzas que te ayudará a sistematizar y agilizar la planeación de tus proyectos.

Muy posiblemente has visto anuncios sobre herramientas de flujo de trabajo, algunos de paga y otros gratuitos. Aquí te compartimos los Top 3 que puedes probar: Monday, ClickUp and Miró.

Recomendaciones:

En síntesis, un proyecto exitoso según PMI (Project Management Institute) está construido sobre la base de un WBS o EDT efectivo. Algunas recomendaciones de PMI sobre este tema son siguientes:

“Cuanto más involucre a su equipo en la creación de la WBS, más comprenderán el alcance del proyecto y su papel en su ejecución.”
Si bien es cierto que tal vez no todos los miembros del equipo estén totalmente preparados para crear un WBS, es un hecho que el trabajo en equipo se enriquece y siempre produce mejores resultados que el trabajo individual y solitario de un Project Manager.

“Seguir la metodología da como resultado una mejor EDT y, en última instancia, menos trabajo para el director del proyecto y menos frustración para el equipo”.
Sentirse parte de un todo y de una planeación desde el inicio, logra que los colaboradores hagan suyo el proyecto y motiva a dar “la milla extra”.

“Incluso un WBS completamente formado y creado por el director del proyecto se puede abrir al equipo para su revisión y ayudar a generar la aceptación del equipo, si el director del proyecto está dispuesto a ceder la propiedad y permitir los cambios necesarios.”
Abrir el proyecto a los involucrados, permite identificar errores y mejoras e implementarlos rápidamente, ahorrando tiempo y recursos.

¿Cómo llego a Roma (mi WBS)?

La respuesta obvia es “un paso a la vez”. Inicia definiendo de lo general a lo particular para ir subdividiendo el proyecto hasta llegar a tu objetivo. Ahora bien, el WBS Work Breakdown Structure es tu hoja de ruta, pero no es el viaje en sí mismo. Usa el WBS para evitar retrabajos, costos extras, cambios interminables, retrasos, confusiones, incumplimientos y dolores de cabeza en el desarrollo de tus proyectos.

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