Oficina de Gestión de Proyectos
Project Management Office
En el mejor de los casos, los principales problemas que enfrentan las organizaciones con relación a los proyectos es no concluirlos en tiempo y forma. Esto trae como consecuencia sobrecostos que afectan directamente al retorno de la inversión estimado (ROI por sus siglas en inglés).
En el peor de los casos, los proyectos se abandonan y la organización se ve obligada a absorber el monto invertido en ellos.
Todo ello es consecuencia de no tener una Oficina de Proyectos con la metodología y las herramientas de seguimiento necesarias para llevarlos a buen término.
La Oficina de Proyectos es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con los proyectos a implementar. Dichos proyectos se derivan de la planeación estratégica de la organización; ésta debe establecer planes tácticos y operativos, priorizar ciertos proyectos y asignarles recursos, definiendo las metodologías, herramientas y técnicas a utilizar.
La Oficina de Proyectos debe contar con la metodología necesaria para dar prioridad a la identificación y gestión de riesgos al mismo tiempo que establece los controles para asegurar los beneficios de los proyectos ejecutados, cuidando los costos asociados a estos.
La metodología propuesta se acompañará de las adecuaciones a las herramientas tecnológicas que permitan optimizar la operación de la Oficina de Proyectos y facilitar la integración y la comunicación de la información generada durante la ejecución de los proyectos.
De acuerdo a la metodología establecida en el PMBOK 6, los pasos a seguir para el establecimiento de las actividades de la Oficina de Proyectos son:
Home
Definir un nuevo proyecto o nueva fase de algún proyecto existente tras obtener la autorización necesaria para iniciar.
PLANIFICACIÓN
Establecer el alcance del proyecto. Definir los objetivos y el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos.
EJECUCIÓN
Realizar las actividades necesarias para completar el trabajo definido en el plan del proyecto.
MONITOREO Y CONTROL
Seguimiento, análisis y regulación del progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y hacer los ajustes necesarios.
CLIENTE
Ejecutar las actividades para completar o cerrar formalmente el proyecto, fase o contrato.
Todo este esfuerzo en una organización, debe de ir acompañado de un track de administración del cambio enfocado por lo menos en comunicación y sensibilización ya que al trabajar con la gente en un nuevo modelo de trabajo, hay que reducir las resistencias y fortalecer los que estén de acuerdo al nuevo esquema de trabajo.
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