¿Qué es la institucionalización de las empresas?

Según la HLB, red internacional de firmas de asesoría y contabilidad, la institucionalización es “la capacidad de las compañías para llevar a cabo sus actividades de manera efectiva y sin interrupciones, sin depender de jefes, gerentes, líderes o personal crítico, asegurando así su continuidad”.

Esta definición permite dimensionar el valor que tiene para cualquier negocio invertir tiempo y esfuerzo en este sentido.

Deloitte, por su parte, califica a la institucionalización de las empresas como “indispensable y aliada en la administración […], ya que impulsa la conducta transparente, la revelación de información y el establecimiento de reglas de responsabilidad administrativa […], fomentando el crecimiento económico de las organizaciones y procurando la sostenibilidad de éstas en el largo plazo“. 

Las empresas familiares

Uno de los objetivos principales de cualquier empresa es la sostenibilidad, es decir asegurar su continuidad. Según las estadísticas, la vida media de las empresas familiares es de 25 años; entre ellas el 30% puede pasar a la segunda generación, el 12% a la tercera y sólo el 3% a la cuarta generación. La institucionalización cobra importancia especialmente en las empresas que deciden crecer y empiezan a experimentar las dificultades que esto conlleva.

Pero ¿cómo lograr la continuidad, sostenibilidad y crecimiento?

Elementos esenciales de la institucionalización de las empresas

Para considerar que una empresa se ha institucionalizado ésta debe definir lo siguiente:

1. Sus objetivos básicos, su misión y visión.
2. Una estructura organizacional y un organigrama adecuado al objeto de la empresa.
3. Puestos y tareas.
4. Políticas y procedimientos.
5. Flujos de trabajo en todas las unidades del negocio.
6. Autoridades y responsabilidades.
7. Sistema de contratación, colocación y promoción eficaz y justo.
8. Sistema de evaluación del desempeño justo y equilibrado.
9. Sistema de auditoría interna y externa.

Por supuesto, no todo debe hacerse de golpe sino que hay que trazar un mapa de actividades que vayan ayudando a que la empresa funcione como una fina pieza de relojería.

Es importante considerar a los tres elementos claves del proceso: el personal, la empresa en sí y la familia y/o los accionistas. Asimismo, habrá que tener presente que todos los cambios que implicará la institucionalización de la empresa afectarán su cultura, y es muy probable que enfrente resistencia de algunos de los actores. Tomar esto en cuenta desde un inicio ayudará a planear estrategias para disminuir dichas resistencias.

¿Cómo ayudan los expertos?

Antes que nada, los expertos ayudan a la cabeza o cabezas de la organización a analizar la situación real de la misma en un momento específico del tiempo. Después, apoyan a trazar el mapa de actividades. Y en una tercera etapa realizan un monitoreo para asegurarse de que dichas actividades se vayan cumpliendo. En caso contrario, proporcionan apoyo.

Ejemplo de una empresa familiar que haya logrado una institucionalización exitosa

Te compartimos un video en el cual Alfonso Urrea, líder del proceso de institucionalización, transformación y crecimiento del Grupo Urrea División Herramientas, comparte su propia definición y visión de este tema.

En Coacharte tenemos más de 10 años de experiencia apoyando a la institucionalización de pequeñas y medianas empresas, no sólo ayudándolos a definir su misión, visión, procesos y demás sino ofreciéndole soluciones tecnológicas para mejorar la eficiencia de algunas áreas.

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Fuentes

HLB

Deloitte