Summary.

Sin duda la capacitación en implementaciones o proyectos de cambio tecnológico siempre ha sido un gran reto, es muy difícil satisfacer las expectativas de todos y lograr una efectividad al 100%, y ahora representa un reto aún mayor siendo vía remota.

En la mayoría de las implementaciones me ha tocado ver como el mismo equipo de proyecto minimiza el esfuerzo de capacitación. En su mayoría piensan que es algo rápido y que podemos trabajar en simultaneo con otras actividades, las respuestas siempre son las mismas: ya no tenemos tiempo y salimos en la fecha acordada; haz algo para que eso suceda y ajusta tus tiempos; ya pueden empezar a hacer los materiales; no necesitas que terminen las pruebas, entre otras cosas.

Introduction.

Definitivamente tenemos que concientizar no solo al equipo que lidera el cambio, sino también a la misma organización. La mayor parte de las veces los colaboradores o sus líneas de mando priorizan la operación diaria Vs la capacitación, sin embargo, no se dan cuenta que es uno de los pilares más importantes en una implementación.

Es sorprendente la cantidad de tareas que se deben realizar para poner a disposición el conocimiento a todos los impactados por el cambio; desde la planeación, diseño, coordinación, construcción, hasta la puesta en marcha, el seguimiento y cierre, se vuelven cruciales para dar el banderazo de salida y contribuir en el éxito de la implementación.

El reto de la capacitación remota.

Desde mi punto de vista el principal reto radica en la efectividad, ¿Cómo lograr el éxito? Es la mayor interrogante, lo cierto es que no podemos asegurarlo, eso lo hace aún más complejo, y mi respuesta es: asegúrate de hacer una buena planeación, diseño, construcción y seguimiento y confía en la ejecución. 

Cabe mencionar que es una responsabilidad compartida y todos debemos ser conscientes de ello, sensibilizar a todos los involucrados se vuelve una actividad necesaria. Debemos ser oportunos y claros en los mensajes y acompañar a la organización en el proceso, confiar en que los usuarios autogestionen su aprendizaje y el equipo de capacitación de seguimiento a dicha ejecución y mida la efectividad de manera periódica.

También es necesario estar sensibles a que en la organización tenemos diferentes generaciones y algunas están más familiarizadas con la tecnología que otras. Lo hemos visto en redes sociales, hay personas que realmente están sufriendo por no entender cómo funcionan las aplicaciones o herramientas. Ese es un punto clave que debemos considerar en la planeación.

La importancia del liderazgo y la comunicación en la capacitación.

Las organizaciones en gran parte se mueven a través de lo que hacen los líderes, a la definición de estrategias y establecimiento de objetivos para buscar el máximo rendimiento de la empresa.

El involucramiento de la alta dirección también es un componente crucial ya que a través de su persuasión y motivación instalaremos el sentido de urgencia en la audiencia, fomentando su participación en los eventos de capacitación.

Los líderes son los primeros que deben creer en los proyectos y promover dentro de sus colaboradores la aceptación. Sobre todo, la adopción del cambio para lograr así, una nueva forma de trabajo que permita un crecimiento para todos. Deben ser congruentes y mantenerse cercanos y al pendiente del proceso. Deben patrocinar el cambio de principio a fin, apoyar tanto al equipo de proyecto como a la organización, manteniendo los tiempos asignados para el entrenamiento.

¿Y qué papel juega la comunicación en todo esto? Recordemos que la comunicación es básica e indispensable para cualquier relación, para un proyecto es vital que esta sea clara, pero sobre todo oportuna ya que todo comunica, tanto lo que decimos como lo que no decimos. Es indispensable hacer un plan y organizar que tipo de información compartiremos, a quién irá dirigida y cuando, de esta manera despejaremos dudas y daremos certidumbre de lo que estamos haciendo, para qué lo hacemos y que sigue. Es importante cuidar los canales y/o medios de comunicación. Nunca olvidar incorporar la información cara a cara, si bien el apoyo de la tecnología nos permite mayor alcance y eficiencia, la comunicación cálida se transmite solamente entre personas.

Conclusion.

La capacitación y comunicación generalmente han sido muy criticadas. Para algunos nunca será suficiente, ni oportuna y lo más triste es que muchos creen saber qué y cómo hacerlo. Debemos aprender a lidiar con eso y con los resultados. Demostrar el por qué ambas son indispensables en un proyecto y más si la gestión debe ser remota.

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