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¿Qué es el patrocinio en un proyecto y cuál es su finalidad?

¿Qué es el patrocinio en un proyecto y cuál es su finalidad? El patrocinio en términos de Gestión del Cambio se refiere a impulsar y promover como tal el cambio al interior de la organización a través de sus líderes; tiene tal relevancia que por eso es pieza clave del rompecabezas llamado Change Management. Sin este elemento sería muy complicado gestionar el cambio y sobre todo respaldarlo para promoverlo e invitar a las personas a formar parte de él, entenderlo, aceptarlo y finalmente adoptarlo como el nuevo presente.

Patrocinio como elemento clave de la Gestión del Cambio.

Para que una maquinaria funcione adecuadamente es necesario que todas sus partes estén interconectadas, todas tienen una tarea específica, pero mantienen una relación unas con otras; así mismo operan las áreas o pilares que forman la Gestión del Cambio.

No hay una más importante que otra, su participación depende del momento del cambio, a medida que éste va avanzando se van generando necesidades que demandan la contribución de algún pilar o track en concreto.

El patrocinio es indispensable para alinear a la alta dirección, mandos medios y figuras clave de la organización; a través de ellos deberás impulsar la participación, el alto involucramiento y el compromiso de todos aquellos impactados directa o indirectamente por el cambio.

Hacer conscientes a los líderes de la responsabilidad de liderar el cambio no es tarea fácil, en la mayoría de los casos como ya lo he comentado en otras publicaciones; te puedes enfrentar a un patrocinio simulado, el cual no siempre logras identificar, pero si eres constante en el seguimiento y monitoreo de las acciones definidas en tu plan podrás descubrirlo fácilmente.

¿Pero, a qué me refiero con patrocinio simulado?

Probablemente ya lo has visto en varias situaciones, cuando los líderes te dicen estar de acuerdo con tus recomendaciones o acciones y cuando validas la ejecución resulta que no hay avances; que las actividades se quedaron en el aire y no hay realmente una asunción de la responsabilidad, o simplemente mantienen una postura indiferente. Sin embargo, también está la otra cara de la moneda, me refiero al patrocinio visiblemente activo o efectivo; este hace referencia al alto involucramiento de los líderes, se aseguran de que los equipos estén trabajando en beneficio del cambio; proporcionan las herramientas y apoyo necesario para que el equipo pueda avanzar en la implementación y el negocio se vaya involucrando, entendiendo, adaptándose y finalmente aceptando el cambio.

Finalidad del patrocinio.

Con base en mi experiencia la finalidad del patrocinio radica en involucrar a las personas correctas en el momento preciso; lo cual permitirá posicionar el cambio, pero sobre todo apoyará e impulsará el logro de los objetivos establecidos.

Es primordial que la alta dirección esté alineada y convencida del cambio para entonces proceder con el patrocinio, es decir, predicar con el ejemplo; actuar en consecuencia, ser congruentes y constantes. Las organizaciones se mueves a través los líderes; los colaboradores actúan como reflejo de lo que viven en sus áreas; es como los hijos, usualmente adoptan y replican los comportamientos de los padres; si se la pasan en el celular, jugando videojuegos, viendo televisión, trabajando, o leyendo, los hijos aprenderán esas conductas y las replicarán.

La importancia del mensaje y lo que realmente se quiere decir.

En una ocasión uno de los líderes de un proyecto de implementación tecnológica comentó “Señores, hay que participar en el proyecto, no hagan lo que hago sino lo que digo”. Muchos no entendimos el mensaje; me percaté que la mayoría se observaba con cierto asombro y desconcierto; en aquel entonces tenía muy poca experiencia en el tema y no lograba entender su liderazgo, por un lado “promovía” el proyecto; pero por otro, no asistía a las reuniones o no permitía que su equipo participara en las sesiones de trabajo o priorizaba la operación Vs el proyecto, hasta que entendí que realmente no estaba a favor del cambio. Su indiferencia o resistencia lo estaba controlando, necesitaba ser visto, sentirse parte de él, a medida en la que lo fuimos considerando y le dimos mayor visibilidad ante el equipo y negocio él empezó a reaccionar de manera distinta ;increíblemente la inclusión fue la llave para lograr su patrocinio y en consecuencia logramos el involucramiento de toda su dirección lo que facilitó la transición.

Conclusion.

La claridad y certidumbre resultan factores críticos de éxito en una implementación; pero tener a las personas clave correctas involucradas impulsando el cambio resulta la fórmula perfecta. El patrocinio debe existir de principio a fin. Las acciones que se desprendan del plan deben cumplir con un propósito, debemos ser muy precisos con respecto a lo que requerimos de nuestros patrocinadores y grupos de interés para promover, impulsar y respaldar el cambio.

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