Introducción.

¿Es efectiva la documentación de procesos de manera remota? Esta pregunta la podemos responder en 2 caminos:

1. Por un lado, ¿Qué tan efectivos son los trabajos bajo una modalidad remota o trabajo colaborativo a distancia (TCD) Trabajo Colaborativo a Distancia?
2. Por el otro, ¿funciona esta modalidad de TCD para la práctica de ingeniería de procesos?

Trabajo a distancia.

Trabajar a distancia es parte de la nueva normalidad solo el 22% de los trabajos en México se pueden hacer a distancia (Fuente: IDC OnLine; el 87% del personal que labora en oficinas pueden trabajar a distancia si se les da las herramientas y seguridad para hacerlo (Fuete: Revista Forbes, Julio 2020).

La efectividad de la documentación de procesos depende mucho de la habilidad del consultor que lo haga; la experiencia y la capacidad de analizar y proponer soluciones, pero el hacerlo a distancia duplica el reto. 

Tener documentados los procesos contribuye al orden y a la asignación apropiada de las responsabilidades, además de poder dar a conocer las actividades al personal de una empresa, ya sea para efectos de calidad o cumplimiento a regulaciones.

Lo básico para realizar un proyecto de documentación de procesos no cambia aun en la modalidad remota. Para que sea realmente efectiva debe ser bajo un método de documentación muy práctico, que atienda a las necesidades de la empresa y del negocio; que atienda las regulaciones y además de que todas las personas de la empresa la utilicen, ya que nadie compra un auto para verlo estacionado.

La respuesta.

La respuesta a la pregunta que titula nuestro artículo es: SI, pero tiene varias implicaciones. aquí daremos:

5 tips básicos para que los proyectos de documentación a distancia sean efectivos. 

1. Contar con un plan de trabajo. para este tipo de proyectos se requiere, diseñar, ajustar y aprobar dicho plan; es de suma importancia tener programadas las sesiones de trabajo para que la empresa dé la instrucción al personal involucrado de asistir las sesiones remotas.
2. Disciplina. Es imprescindible en el TCD ya que las sesiones deben durar no más de lo acordado; deben iniciar y terminar cumpliendo todos los objetivos. Es un reto para los consultores dirigir las sesiones de trabajo; también la disciplina involucra al personal de la empresa, ya que habrá tareas y compromisos que deberán cumplir a cabalidad.
3.  Patrocinio. El principal patrocinador del proyecto, a nivel dirección deberá estar al pendiente del progreso del proyecto e involucrarse cuando es pertinente; deberá ser preciso para emitir comunicados, hacerse presente en sesiones de trabajo y tener intervenciones para mitigar los riesgos del proyecto.
4. PMO. Montar una oficina de proyectos es lo mas recomendable; ya que el PM del proyecto será quien coordine las sesiones de trabajo cobre los compromisos entre consultores y el cliente; detone alertas o recordatorios y declare el cumplimiento de los hitos hasta el término del proyecto.

Elección de un buen líder de proyecto.

Cuando hablamos de la capacidad de reacción, nos referimos a la habilidad del líder de proyecto para poder reaccionar de manera coherente y favorable al proyecto ante situaciones complejas; desde su capacidad de analizar y mantener el rumbo del proyecto ante cualquier circunstancia simple; hasta cómo resolver algún conflicto en sesiones de dos o mas participantes. Cuando el líder conoce el destino y tiene desarrolladas las habilidades necesarias para navegar, podemos confiar que sabrá llegar al destino que se le ha encomendado.

Conclusión.

Finalmente, aunque nuestra respuesta a la pregunta: ¿Es efectiva la documentación de procesos de manera remota?, es SI, el reto es que tú y tu empresa puedan hacerlo, contáctanos, nosotros podemos ayudarte a lograr tus objetivos. Si quieres más información visita nuestra página: www.coacharte.mx o agenda una cita y un experto te podrá asesorar, ¡Da click aquí!