Introducción.

Las soluciones ERP tienen como finalidad ayudar en los procesos de las organizaciones e impulsar el crecimiento de estas, pero una Implementación incorrecta puede ser motivo de muchos dolores de cabeza, llevando con esto a abortar la Implementación de la solución o dejarla a medias.

5 pasos para tener en cuenta en la Implementación de un ERP.

Identificar los problemas.

Aunque un ERP proporciona una amplia solución a muchos problemas que enfrentan las organizaciones, es importante detectar dónde se encuentra la raíz del problema. Te sorprenderás como, en la mayoría de las ocasiones, con una reingeniería de procesos puedes solucionar los problemas. Si aún así se detecta la necesidad de la Implementación de un ERP se debe identificar si este cubre los procesos de la organización.

Una parte importante es revisar los indicadores de desempeño (KPI´s) de los procesos para comprender cuánto realmente se requiere contar con un ERP. Así que, es esencial identificar el problema o la necesidad que está llevando a la adquisición de un sistema.

Definir el alcance.

Un ERP puede estar compuesto de varios módulos, pero eso no quiere decir que sea necesario implementar todos los módulos en una organización. Se debe definir en cuáles áreas queremos enfocarnos primero.

Vale la pena mencionar que la causa principal de las demoras y los sobrecostos en la Implementación de un ERP, es la falta de definición de las necesidades de la organización.

Se tienen muchos casos de organizaciones que han tenido que parar de forma temporal o definitiva la Implementación de una herramienta tecnológica debido a que se ha sobrepasado el presupuesto establecido o que no es lo que se esperaba o requería. De ahí la importancia de tener muy claro que áreas de la organización requieren el ERP.

Evaluar opciones.

La adquisición de un ERP se debe decidir a conciencia y comparando las diferentes opciones que se tienen en el mercado, siempre considerando que es lo que necesita la organización y el presupuesto. Según un estudio de la empresa Panorama Consulting Group, el 47% de las implementaciones de ERP demoran más de lo esperado y el 37% de los proyectos de ERP exceden el presupuesto. (The 2020 ERP Report, página 54 y 59) .

Algo que ayuda mucho en la evaluación de las diferentes opciones es hacer una matriz donde se presenten cada una de las herramientas a evaluar y la ventajas y desventajas que presenta cada una: desde los costos de Implementación, licenciamiento, mantenimiento, hasta la facilidad de adopción del nuevo ERP para los usuarios finales.

Migración de datos.

Recordemos que, la Implementación de un ERP muchas veces no considera los procesos actuales de la organización, o, en el mejor de los casos si los considera pero, esto conlleva a realizar varios ajustes a los mismos.

Adicionalmente, los usuarios llegan a requerir que el sistema genere los datos que estaban manejando y esto podría tentarnos a migrar todos los datos que se generan, por ello es importante definir qué datos son los que se requiere migrar al nuevo ERP y evaluar si ese ERP tiene la capacidad de recibir esos datos.

Se debe evitar al máximo el tener que implementar integraciones o extensiones, ya que esto, incrementa los costos de la Implementación.

Gestión del cambio.

Según un estudio realizado por el Corporate Change Center de la universidad de Norhtwestern (USA), los problemas y fracasos en las Implementaciones de un sistema, no son en su mayoría técnicos, la 3 principales causas, son:

• Resistencia de los empleados (50%).
• Problemas de liderazgo (40%).
• Fallos en la comunicación (29%).

Al ver estos datos se puede entender porque la inversión en la Implementación de un nuevo ERP tiene un rendimiento muy inferior al esperado. El factor principal del fracaso de implementar una nueva tecnología es la gente.

Recordemos que mejorar la tecnología de la organización no es una garantía de éxito, este es el resultado de la adopción para el uso de esa nueva tecnología. De ahí la importancia de ejecutar las estrategias de gestión del cambio y adopción para la organización.

Conclusión.

Para toda Implementación de un ERP se debe primero identificar el problema por el cual se necesita una herramienta tecnológica y evaluar muy bien las opciones, seleccionando la que más convenga.

Recuerda, no tiene caso comprar un auto de fórmula 1 cuando lo que requiere la organización es un auto compacto. ¿Piensas implementar un ERP en tu empresa? Acércate a nosotros.