Introducción.

Actualmente es de suma importancia el uso de nuevas tecnologías para documentar procesos dentro de las organizaciones, así como el establecer los objetivos necesarios para llegar a una documentación correcta y satisfactoria.

La documentación de procesos es el establecimiento de los objetivos y pasos a realizar para llegar a una meta establecida, se fija un objetivo general y, partiendo de los objetivos específicos, se diseña un procedimiento donde se esclarece paso a paso su realización permitiendo una comprensión satisfactoria y concisa. 

Establecer Objetivos.

La finalidad del objetivo general es que quien realice la documentación tenga claro el “qué se quiere lograr”, mientras que con los objetivos específicos se tenga claridad en “qué pasos se deben seguir para lograrlo”. 

Para establecer el objetivo general es importante tomar en cuenta que la documentación de procesos pretende mejorar el procedimiento y estrategias para la ejecución de cualquier actividad, mientras que para los objetivos específicos es de suma importancia tener presentes diversos aspectos tales como, la reducción de tiempo durante la ejecución, la mejora de calidad y, por supuesto, una mayor satisfacción del cliente. 

Una vez que hemos realizado nuestros objetivos y la importancia de esclarecerlos, es necesario mencionar a los participantes dentro de este proceso.  

Participantes dentro de la documentación de procesos.

Para realizar una documentación de procesos satisfactorios se requiere la participación activa de un equipo de trabajo que sea capaz de lograr un aprendizaje integral. Se pretende que todos los miembros del equipo tengan claros los objetivos tanto generales como específicos. También deben tener claridad del proceso que se va a realizar y que formen parte del registro de procesos y la organización de información. 

Es necesario contar con la participación activa del interesado, con el objetivo de llegar a un punto unificado y que lo solicitado coincida con el producto ofrecido.

Importancia de la tecnología para la documentación de procesos.

Es importante mencionar que para una mejor identificación del estado en el que se encuentre cualquier tarea, debe ser documentada para que se genere una organización uniforme que permita a cualquier miembro involucrado dentro de esta documentación, la supervisión y monitoreo de los procesos que se llevan a cabo.  

El uso de tecnologías facilita todo el proceso de documentación. Esto da como resultado un manejo claro de la descripción que se genere durante el avance de tareas. 

Gracias a las nuevas tecnologías obtenemos una mayor gestión de la documentación, permitiendo un almacenamiento más fácil, la consulta oportuna y la recuperación de información.  

El uso de las tecnologías permite un ahorro de costos. Hay un claro beneficio en el tiempo de respuesta que se genera durante el intercambio de información de los involucrados. Además de generar seguridad, gracias al respaldo que se puede obtener, permiten una simplificación en el manejo de documentos, así como su revisión y aprobación. Otro beneficio es la mejora en la disminución de tiempos de ejecución del proceso y en la búsqueda y entrega de información.

Se observa también una gestión eficaz de documentos que a su vez permiten que la documentación fluya de manera natural, ya que cada uno de los involucrados en el proceso pueden acceder y administrar, acorde a sus necesidades, la información.

Conclusión.

Los beneficios de las nuevas tecnologías para documentar procesos se ven reflejadas en:

• El tiempo invertido.
• El intercambio de información con mejor respuesta.
• La seguridad del acceso a la información.
• La participación activa de todos los involucrados en la documentación.
• El ahorro en costos.
• Un mejor proceso de negociación con el cliente.

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