Introducción.

Cuando hablamos de la optimización de procesos cuántas veces hemos experimentado o nos han compartido que muchos de los procesos que se ponen en marcha en las organizaciones no alcanzan los resultados previstos por alguna o algunas de las siguientes causas:

• Un mal liderazgo.
• La desmotivación y la falta de implicación de quienes llevan a cabo los procesos.
• Las rencillas entre áreas o personas.
• Mala gestión del tiempo.
• No tener en cuenta a todas las personas implicadas.

A la hora de la optimización de procesos, las personas cuentan más de lo que podemos imaginar

Optimización de la Organización.

Desde el mundo de la Calidad Total se nos proponen clasificaciones de procesos de este tipo:

Estratégicos: Procesos destinados a definir y controlar las metas de la empresa, sus políticas y estrategias. Estos procesos son gestionados directamente por la alta dirección.

Operativos: Procesos para llevar a cabo las acciones que permiten desarrollar las políticas y estrategias de la organización y así dar servicio a los clientes. De estos procesos se encargan los directores funcionales, que deben contar con la cooperación de los otros directores y de sus equipos de trabajo.

De apoyo: Procesos no directamente ligados a las acciones de desarrollo de las políticas, pero cuyo rendimiento influye directamente en el nivel de los procesos operativos.

Al detenernos a considerar la optimización de los procesos en las organizaciones, necesitamos tener en cuenta la cantidad de recursos que cada persona lleva consigo y que está, o no, poniendo en juego en cada proceso.

Cuando los procesos no alcanzan los resultados planificados y deseados, ya sea por motivo de algunas personas implicadas o cuando se planifican procesos innovadores, o procesos que involucran a nuevas personas, conviene tomar conciencia de que un factor de éxito fundamental es el conjunto de recursos personales de los que dispone cada persona.

¿Qué es un recurso personal?

Según el enfoque de PNL, es cualquier cosa que ayude a una persona o grupo a alcanzar el resultado deseado o a transformar una situación problemática. Así, podemos hablar de diferentes niveles de recursos dependiendo del tipo de resultado o del problema que se esté enfrentando.

Los recursos pueden venir en forma de apoyo o de oportunidades del entorno; puede ser comportamiento o acciones; estados personales internos, capacidades, habilidades o herramientas personales; pueden ser convicciones o valores empoderadores; una fuerte conciencia de uno/a mismo/a o de la propia identidad y también puede ser un sentido espiritual o la experiencia de formar parte de algo más grande que uno mismo/a.

Si los recursos personales no están suficientemente desarrollados, será muy difícil o imposible resolver problemas o alcanzar los resultados deseados. Por otro lado, cuando los recursos son robustos y poderosos, en la mayor parte de los casos, los problemas no llegan a emerger porque son resueltos espontáneamente o sin esfuerzo.

Estrategia Competitiva.

Porter (1998) visualiza la formulación de una estrategia competitiva como una combinación de los fines (metas) por los cuales está buscando llegar a ellos, esto se puede visualizar en la Figura 1. A esta figura también le llama “Circulo de la Estrategia Competitiva”.

La autogestión de los recursos personales para la optimización de procesos.

El principal recurso del que podemos dotar a una persona dentro de nuestra organización es aprender a gestionar sus propios recursos. Lo que implica aprender a generar las estrategias mentales adecuadas a cada proceso y en cada cambio.

La clave del Alto Rendimiento Profesional y en cualquier ámbito de la vida es ir “más allá de las técnicas”: se trata de poner el acento, además de en el qué, en el cómo hacemos las cosas cada uno.

Por lo tanto, el ambiente laboral y la satisfacción de las personas en sus puestos dependen de cómo se haya aprendido internamente a afrontar las situaciones. También de cómo haya aprendido a procesar la información y sea capaz de gestionar sus propias convicciones. En definitiva, de cómo activa sus propios recursos personales.

Sabemos que el ambiente y la satisfacción laboral influyen poderosamente en los procesos de las organizaciones. En su rendimiento y en resultados económicos y no económicos. Así los procesos de calidad requieren que se tenga en cuenta lo-no-evidente en los procesos de personalización.

Una organización necesita elaborar estrategias y ejecutar planes de acción para alcanzar los resultados deseados. Dicha tarea enfocada hacia la actividad principal se puede ver obstaculizada o limitada si no se ayuda a quienes ejecutan a trabajar su propias capacidades.

El trabajo con las capacidades, cauce para la optimización del talento de las personas, requiere de un training que ayude a “aprender a aprender”, es decir, que posibilite la gestión de las estrategias mentales adecuadas.

¿En qué consisten las estrategias mentales?

Se trata de identificar las competencias inconscientes (hábitos) que nos han venido bien hasta ahora (o no) y que nos puedan limitar ante los nuevos retos.

Desarrollar las nuevas competencias (nuevos hábitos) que se necesitan para ejecutar el plan de acción estratégico de la organización, hasta que los nuevos hábitos sean ejecutados inconscientemente.

Las personas más talentosas suelen ir ascendiendo, conforme al Principio de Peter, hasta su nivel de incompetencia donde se estancan en puestos en los que su talento parece que ya no es suficiente.

La razón no es que hayan perdido su talento, sino que sus estrategias mentales no estaban preparadas para las nuevas responsabilidades. Esas estrategias se pueden modificar aprendiendo a gestionar las propias competencias.

Se trata de “reprogramar el software mental” y que la misma “máquina” pueda ejecutar con éxito las nuevas acciones incorporando la experiencia.

La toma de decisiones.

Para la toma de decisiones en las organizaciones se dispone de una reserva de talento capaz de adaptarse a las necesidades en materia de decisiones estratégicas.

Por lo tanto, está adaptación está condicionada y limitada por los aprendizajes previos en forma de conocimientos, recuerdos y experiencias; gran parte de esto se encuentra en la “zona no-evidente” e inconsciente de los procesos de personalización.

En otras palabras, el resultado y el fruto de la toma de decisiones estarán en función de la capacidad de los responsables para adaptarse a las necesidades.

Esa adaptación requiere, la modificación de las estrategias mentales de cada involucrado en el proceso, estrategias con las que se ponía en juego el talento hasta entonces.

Conviene referirnos al talento, por tanto, como una función y así, como algo dinámico y potencial, y no como algo nominal, estático y unívocamente disponible.

El talento se posee y también se desarrolla; sobre todo, estará disponible en la medida en que se haya aprendido a potenciarlo a través de la gestión de las competencias.

Del mismo modo, a las organizaciones les interesan las personas con talento (y por eso también les interesa la diversidad y la gestión de la diversidad); mucho más las personas que han aprendido a gestionar su talento, pues son las que alcanzan niveles de Alto Rendimiento.

A la hora de tomar decisiones sobre capacidad de logro hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Es dinámica no es estática y es variable.
• No está predeterminada.
• No es una simple relación de causa-efecto.
• Depende del sistema de organización y de las capacidades individuales.
• Depende más de la cultura de la confianza en las personas que del control de la organización sobre éstas.
• Training en Alto Rendimiento Profesional para la optimización de procesos.

Qué implica la optimización de procesos.

La optimización de los procesos implica, como hemos visto, el desarrollo de los recursos y de las competencias personales.

Un training que conduzca hacia la optimización de procesos habrá de ocuparse de varios aspectos y de diferentes dimensiones de las personas.

1. Focalización de la mente para el entrenamiento de la atención y la recuperación cognitiva. Para ello, la Neuromeditación es fundamental.
2. El liderazgo personal y la autoconciencia. La atención a los otros y la atención al sistema.
3. La gestión del estrés (para lo que, de nuevo, la Neuromeditación es imprescindible), de los estados
4. emocionales y el desarrollo de la personalidad. La generación de estados creativos y el diseño de estrategias eficaces mentales y organizacionales.

Conclusión.

En conclusión, se trata de establecer una hoja de ruta que nos sirva para ubicarnos; implantando un plan de acción estratégico que permita obtener el mejor resultado utilizando los recursos de manera adecuada.

Desde Coacharte, inherente a nuestro ADN y a nuestra cultura, orientamos nuestras acciones y decisiones al éxito de los proyectos y a la satisfacción del cliente. De esta manera, proponemos soluciones a nuestros clientes que aporten valor a su organización, a través de la obtención de unos resultados excelentes, identificando los recursos necesarios y sacando el máximo provecho a todo su potencial, a través de una metodología basada en la mejora continua.

En Coacharte contamos con la experiencia y conocimientos suficientes para ayudarte con la tarea de optimizar tus procesos y recursos, además de establecer el mejor método para alcanzar los objetivos organizacionales trazados.