Resumen

El éxito en la implementación de una nueva tecnología para administrar los procesos de negocio requiere de una efectiva gestión del proyecto. Una adecuada capacitación en el uso de la herramienta tecnológica y un plan de comunicación que acompañe la adopción y el dominio del nuevo sistema.

Introducción.

Bajo el entorno actual de competitividad, una empresa tiene que estar constantemente desarrollando innovaciones y adaptándose a los frecuentes cambios del mercado.

En este sentido, la adopción de nuevas tecnologías representa una parte esencial en el aumento de la eficiencia operativa y de la productividad.

A continuación, se describen los conceptos clave que debemos tomar en cuenta para que un proyecto de implementación tecnológica se desarrolle de manera exitosa.

Gestión del Proyecto.

Al proceso de dirigir y controlar un proyecto de principio a fin se le conoce como “Gestión de Proyectos”. El Project Management Institute (PMI) lo define como:

“La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a una amplia gama de actividades para satisfacer los requisitos de un proyecto en particular”. 

Por tanto, para asegurar una gestión adecuada y aumentar la probabilidad de éxito en la implementación de una nueva tecnología, es recomendable contar con una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO).

La PMO es responsable de conseguir los objetivos preestablecidos mediante la aplicación de metodologías que permitan planificar, ejecutar y controlar las actividades que integran el proyecto en el tiempo, costo y alcance acordado.

Capacitación.

La capacitación en el uso de las nuevas tecnologías, especialmente las relacionadas con la automatización, se ha convertido en una necesidad para todas las empresas. La capacitación del personal debe estar enfocada a la adquisición de conocimientos y competencias que requiere la operación de los nuevos activos tecnológicos. 

Parte integral del proyecto es el plan de capacitación a desarrollar y ejecutar; el cual deberá cubrir la formación necesaria para preparar a los usuarios finales para la ejecución de procesos en la nueva plataforma.

Comunicación.

De acuerdo con la experiencia de Coacharte, el diseño e implementación de una estrategia de comunicación es crítica para asegurar el éxito de todo proyecto. Contribuye directamente a mitigar los riesgos más comunes en una iniciativa de esta naturaleza y fomenta la identificación y apropiación en sus participantes.

Una estrategia de comunicación efectiva debe siempre estar orientada a posicionar la idea del cambio y de los beneficios que de éste se derivan. Esto permite vencer la resistencia natural al cambio y lograr que éste se perciba como algo positivo.

Elaborar y difundir un plan de comunicación ayuda a determinar la manera en que se hará llegar el mensaje del cambio para obtener resultados esperados. Lograr el involucramiento de todos los actores clave para asegurar el éxito del proyecto.

Conclusión.

El éxito en la implementación de un proyecto de adopción de nuevas tecnologías no solamente recae en su planificación y ejecución. Debe de contar desde un inicio con objetivos claramente definidos y alcanzables según el tiempo y el presupuesto.

Es necesario desarrollar un plan de capacitación para que el personal conozca la nueva tecnología adquirida y la adopte en sus actividades laborales. Lo anterior, aunado a una comunicación eficaz a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto entre todos los actores involucrados. 

Si quieres conocer más sobre este tema y la importancia de la Alineación Organizacional visita nuestro blog, en donde encontrarás artículos relacionados con La Nueva Normalidad y lo que esto ha desencadenado en las organizaciones.

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