Por César Maldonado

¿Qué son las oficinas gestión de proyectos?

Según la consultoría española, Taktic, “una Project Management Office (OGP) o, también conocida por sus siglas en inglés, PMO (Project Management Office) es un organismo o departamento dentro de una empresa que dirige, administra, controla y ejecuta los diferentes proyectos que se realizan en una empresa”.

Mientras que Asana, la plataforma de gestión del trabajo, agrega:  “En las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) se establecen y mantienen las mejores prácticas para gestión de proyectos incluida la definición de cómo lleva a cabo la organización sus procesos principales y sus iniciativas estratégicas. Una PMO […] puede ser un equipo interno o un sistema de respaldo externo”.

¿Para qué una oficina de proyectos?

PMOs y objetivos estratégicos

En primer lugar, las PMO desempeñan un papel fundamental al alinear los proyectos con los objetivos estratégicos de la organización. Esto se logra mediante la definición clara de los criterios de selección de proyectos, asegurando que cada iniciativa esté alineada con la visión y misión de la empresa. Además, las PMO ayudan a priorizar los proyectos en función de su contribución al logro de los objetivos estratégicos, optimizando así la asignación de recursos y maximizando el retorno de la inversión.

PMOs y marco metodológico

En segundo lugar, las PMO proporcionan un marco estructurado y metodológico para la gestión de proyectos. Establecen estándares y procesos comunes para la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos, lo que promueve la consistencia y la eficiencia en la gestión de proyectos en toda la organización. Además, las PMO suelen ofrecer capacitación y apoyo en la implementación de mejores prácticas de gestión de proyectos, lo que aumenta la competencia y la profesionalización del equipo de proyectos.

PMOs y comunicación

Otro aspecto importante es que las PMO facilitan la comunicación y la colaboración entre los diferentes interesados en los proyectos. Actúan como un punto central de coordinación y facilitan la comunicación entre los equipos de proyectos, los patrocinadores, los clientes y otras partes interesadas. Esto ayuda a garantizar una comprensión común de los objetivos, requisitos y expectativas del proyecto, lo que a su vez reduce los malentendidos y los conflictos, y mejora la toma de decisiones.

PMOs y gestión de riesgo

Además, las PMO desempeñan un papel crucial en la gestión del riesgo y la resolución de problemas en los proyectos. Establecen procesos para identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales, lo que contribuye a minimizar las posibles desviaciones del cronograma, el presupuesto o el alcance del proyecto. Asimismo, las PMO suelen actuar como mediadoras en la resolución de conflictos y la toma de decisiones, ayudando a superar los obstáculos y mantener el impulso del proyecto.

PMOs y mejora continua

Por último, las PMO desempeñan un papel fundamental en la mejora continua de la gestión de proyectos en la organización. Recopilan y analizan datos de rendimiento de proyectos para identificar tendencias, lecciones aprendidas y áreas de mejora. Utilizando esta información, pueden desarrollar y actualizar procesos, herramientas y capacitación para aumentar la eficiencia y la efectividad de la gestión de proyectos en toda la empresa.

Tipos de oficina de gestión de proyectos

Existen 3 tipos principales de PMOs:

1. “La PMO de soporte o apoyo” funciona en compañías que requieren menos supervisión en la administración de sus proyectos. Con frecuencia, les dan herramientas y recursos como itinerarios, capacitación, plantillas y recomendaciones de políticas. Las personas que colaboran en estas oficinas brindan más consultoría que otro tipo de participación más intrusiva.
2. “PMO de control”: el nivel de control de estas oficinas es moderado. Además de apoyar con entrenamiento y recursos, sus miembros también supervisan proyectos e incluso comparten responsabilidades con los Project Managers (PMs) y con otros miembros del personal. Las personas que pertenecen a esta oficina se aseguran de que los equipos cuenten con las herramientas y metodologías adecuadas. Tienen cierta autoridad para buscar la aplicación de algunas políticas y procedimientos.
3. “PMO directiva”: este tipo de oficina es la que tiene mayor nivel de involucramiento en los proyectos. Sus miembros administran directamente los proyectos, supervisando las herramientas, la capacitación, los recursos y los tiempos.

Conclusion

Las Oficinas de Proyectos desempeñan un papel vital en las empresas modernas al alinear los proyectos con los objetivos estratégicos, proporcionar un marco metodológico para la gestión de proyectos, facilitar la comunicación y la colaboración, gestionar el riesgo y la resolución de problemas, y promover la mejora continua. Al invertir en una PMO efectiva, las empresas pueden aumentar su capacidad para ejecutar proyectos exitosos y adaptarse con éxito a un entorno empresarial en constante cambio.

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Referencias

1. Schibi, O. (2013). Why PMOs do not deliver to their potential. Paper presented at PMI® Global Congress 2013—North America, New Orleans, LA. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

2.- PMI’s Pulse of the Profession Report: Success Rates Rise – Transforming the high cost of low performance. Figure 5: PMOs. 2017