Introducción

La capacitación es un proceso que permite adquirir, actualizar o ampliar los conocimientos, habilidades y actitudes del personal que integra la organización. También ayuda a adoptar y dominar las herramientas adecuadas para la realización de tareas asignadas. Por ello, es de suma importancia desarrollar y ejecutar un plan que permita fomentar el desarrollo integral del personal y lograr una mayor productividad individual y mayor rentabilidad del negocio.

Independientemente del giro o tamaño de la empresa, la capacitación es primordial para el desarrollo de conocimientos, habilidades, conductas o actitudes del personal. Esto permite una mayor preparación de tus colaboradores y un mejor conocimiento sobre sus funciones, ejecución de sus actividades y dominio del equipo que tienen asignado. De este modo, se generan múltiples beneficios tanto en el campo individual como a nivel organizacional.

El desarrollo de este proceso requiere llevar a cabo una serie de pasos para garantizar un correcto diseño del plan, así como una debida ejecución y seguimiento de su aplicación.

A continuación se describen brevemente los 5 pasos básicos que deberás considerar para realizar exitosamente el proceso de capacitación en tu centro de trabajo.

Pasos básicos para diseñar y ejecutar un plan de capacitación en tu empresa

Para generar un plan de capacitación exitoso se requieren actividades que permitan definir y ejecutar las acciones para alcanzar los resultados trazados.  Por eso, en este artículo hemos preparado un paso a paso que deberás considerar al realizar el proceso.

1. Detecta y clasifica las necesidades de capacitación

Actualmente, los puestos de trabajo cambian rápidamente para poder adaptarse al mercado, lo que supone que las exigencias requeridas a los trabajadores también se modifican. Es por esto, que la detección de necesidades se convierte en la pieza clave de todo el proceso de capacitación.

Para identificar las necesidades de formación de la empresa, debemos comparar las competencias actuales y las futuras exigidas para cada puesto de trabajo con el perfil real de cada trabajador.

En función de los objetivos del negocio, es preciso determinar qué habilidades o capacidades son las que requiere desarrollar la empresa en el corto, mediano y largo plazo.

Una vez identificadas y definidas las necesidades de la organización y de los trabajadores, clasifícalas y jerarquízalas con el apoyo del equipo directivo. Ordénalas en un horizonte temporal con base en su urgencia o su importancia.

2. Define los objetivos

Es importante identificar la relación entre la formación que se pretende ofrecer y la aplicación de lo que se aprenderá. Es necesario definir concretamente los resultados a alcanzar con la impartición del programa de capacitación; e indicar la conducta esperada de los trabajadores al término del proceso.

Estos objetivos deben ser formulados de manera clara, precisa medible, alcanzable y concreta para que una vez finalizada la ejecución del plan de capacitación puedan ser correctamente evaluados.

3. Elabora el Programa de Capacitación

Con base en el presupuesto y los recursos materiales y humanos con los que cuenta la empresa se determina el contenido a desarrollar, las técnicas a emplear, la programación de las fechas y horarios, el grupo de personas a capacitar y los instructores que impartirán el contenido.

3.1 Audiencia

• Como primer paso deberás seleccionar la audiencia a la que se dirigirá la capacitación. Lo más importante es que elijas a los colaboradores o grupos que pueden tener un mayor impacto en la consecución de los objetivos de la empresa. Deberás de tomar en cuenta los conocimientos previos, la experiencia u otros requisitos que deben cumplir para ser candidatos para recibir la capacitación.

3.2 Formato

• Asimismo, deberás definir el contenido temático de la capacitación y el formato en que deseas que se imparta. Debe existir coherencia entre los objetivos de la capacitación y los temas que serán abordados. Dependiendo de las características de la audiencia y de la información que se planea transmitir; deberás seleccionar el formato más adecuado (curso, taller, diplomado, etc.) así como la modalidad (presencial o en línea). La mejor opción será aquella que se adapte a tus objetivos. Con base en lo anterior, deberás seleccionar a los capacitadores idóneos.

3.3 Recursos

• También deberás prever los medios y recursos didácticos requeridos para impartir la capacitación. Previo a la ejecución del programa debes contar con los materiales y el soporte tecnológico idóneo para desarrollar la transferencia de conocimiento de la mejor manera posible; así como definir la infraestructura necesaria (salas de conferencia o de reuniones, sala de proyecciones, talleres de práctica, etc.).

3.4 Programación

• Posteriormente, deberás determinar la duración y el cronograma de ejecución procurando que las sesiones no sean muy extensas. Preferiblemente programa las sesiones en hora de trabajo de modo que los trabajadores se sientan pagados por capacitarse y no sientan rechazo alguno por la capacitación.

3.5 Evaluación

• Diseña el sistema de evaluación que te permitirá contar con mediciones acerca del proceso de capacitación y del aprendizaje individual de cada participante.

La integración de todos los conceptos mencionados en este inciso conformará tu programa de capacitación.

4. Ejecuta el Programa de Capacitación

Antes de iniciar con las sesiones, asegúrate de difundir el programa de capacitación entre todos los actores involucrados. Sensibiliza al equipo directivo sobre la importancia del programa y el patrocinio requerido para su ejecución y asegúrate de comunicar a los empleados los beneficios de capacitarse. Asimismo, revisa que toda la infraestructura y aspectos logísticos estén preparados.

5. Evalúa los resultados alcanzados

El análisis de las evaluaciones realizadas por cada participante durante la ejecución del programa te permitirá conocer la percepción del personal referente al contenido y al proceso en general y el aprendizaje obtenido por cada participante. Lo anterior te dará los insumos necesarios para plantear la necesidad de impartir un ciclo de refuerzo; o bien posibles mejoras al proceso en aplicaciones posteriores. Asimismo, a mediano- largo plazo deberás evaluar el impacto de la capacitación mediante los indicadores de gestión de los procesos considerados por el plan para medir la mejora del rendimiento, seguridad y satisfacción laboral en la organización a causa de las acciones impartidas.

Conclusión

Los 5 pasos para diseñar un Plan de Capacitación. La capacitación es una de las inversiones más rentables que puede realizar una empresa. Una planificación adecuada del componente humano en una organización requiere de una política de capacitación permanente. Los jefes deben ser los primeros interesados en su propia formación y los primeros responsables en capacitar al personal a su cargo. Así, los equipos de trabajo mejorarán su desempeño.

El éxito o fracaso de este proceso, dependerá en gran parte del diseño y ejecución del plan de capacitación que utilices para transmitir los conocimientos o habilidades que quieres desarrollar. En Coacharte te ayudamos a generar el plan perfecto para alcanzar los objetivos de tu empresa.

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