¿Cuáles son las ventajas de definir KPIs? ¿Qué son exactamente? ¿Es necesario tenerlos en todos los proyectos de mi organización?
Empecemos diciendo que los KPIs tienen dos grandes ventajas:
- Son una brújula que nos dice hacia dónde hay que ir; no nos dejan perder el rumbo y,
- Nos ayudan a hacer mediciones intermedias.
¿Qué es un KPI?
KPI es el acrónimo de la frase en inglés Key Performance Indicator. En español se les llama ICR o Indicadores Clave de Rendimiento. Los KPIs, entonces, son una métrica que se utiliza de manera cuantitativa para establecer objetivos.
Dichos indicadores pueden ser parametrizados para toda la organización o por departamento. Y una de sus ventajas es que, al revisarlos por intervalos de tiempo cortos, nos sirven para identificar si vamos por buen camino para el logro de algún objetivo o no.
Como equipo de consultoría, hemos asesorado a clientes que han definido KPIs individuales (por ejemplo, en cada área), pero que no tuvieron cuidado de alinearlos a los objetivos estratégicos. También hemos trabajado con clientes que están del lado opuesto: todos los KPI’s de las diferentes áreas van de acuerdo a los objetivos estratégicos.
En mi experiencia, es mucho mejor tener todo apunte en una misma dirección. Aunque hay que tener cuidado con esto, es decir, se pueden definir KPIs muy específicos de cada área y tener uno o dos alineados a los estratégicos.
¿Cómo definir correctamente un KPI?
Así como los objetivos deben de ser específicos y medibles, los KPIs deben serlo también.
El propósito de definirlos es brindar una imagen clara de lo que los equipos de trabajo quieren lograr, para cuándo y cómo se medirá ese logro.
¿Qué preguntas debemos hacernos para poder definir correctamente los KPIs?:
- ¿Puede medirse?
- ¿Qué necesito medir?
- ¿Ayuda a conectar con un objetivo estratégico?
- ¿Brinda a los miembros del equipo de forma clara su contribución al resultado deseado?
Una vez que sepas el objetivo que quieres alcanzar e identifiques las métricas (o unidades de medida) que usarás para asegurarte de llegar a él, podrás definir tu KPI.
Seguimiento de los KPIs
Mucho clientes definen los KPIs de su empresa, pero pocas veces se encargan de darle seguimiento a los mismos.
Mi recomendación sería hacer ejercicios de medición en ciclos cortos (la frecuencia depende de cada negocio). Estas mediciones mostrarán de manera cuantitativa cómo va el avance con respecto al objetivo trazado.
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